Importar archivos de texto. En Excel es posible importar datos que proceden de otras fuentes como, por ejemplo, archivos de texto, bases de datos e, incluso, una página de Internet. Algunos archivos de texto, llamados también de texto plano, están formados exclusivamente por texto sin tener aplicado ningún formato, es decir que no hay información sobre el tipo de letra, los estilos o tamaños.
Un archivo de texto que contiene información de una base de datos, por lo general, hace uso de algún carácter especial para poder separar la información perteneciente a cada columna. Justamente, este carácter es el que marca la diferencia entre los tipos de archivo de texto. A continuación, veremos las distintas clases de archivos de texto que podemos encontrar.
Tipos de archivos de texto
Los formatos de archivos de texto utilizados frecuentemente son:
- Archivos de texto delimitados. En ellos los datos están separados por un carácter, como tabulaciones, dos puntos o punto y coma. Tienen extensión .TXT.
- Archivos de texto de valores separados por comas. Los datos están separados por comas. Tienen extensión .CSV.
Independientemente del carácter que se haya empleado para separar los diferentes datos, podemos importar a nuestra hoja de cálculo cualquier clase de archivo de texto.
El Proceso de Importar Archivos de Texto
Excel dispone de una herramienta para realizar esta tarea: el Asistente para importar texto. Este nos irá guiando paso a paso en el proceso de importación, además de que tiene un funcionamiento similar al de Texto en columnas. Este organizará los archivos de texto importados en columnas y filas. A continuación, veremos cómo podemos importar un archivo de texto usando esta herramienta.
Para comenzar, presionamos el botón Desde texto, que se encuentra ubicado en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, donde seleccionamos el archivo de texto que queremos importar. Una vez que lo hemos hecho, presionamos el botón Importar.
Elegir tipo de archivo
A continuación, Excel nos mostrará el primer paso que debemos realizar para importar archivos de texto mediante el Asistente para importar texto.
En la sección Tipo de datos originales especificamos el tipo de archivo que vamos a importar, ya sea uno delimitado o uno separado por comas. Depsués, en la sección Comenzar a importar en la fila, indicamos la fila desde donde queremos que los datos se empiecen a importar.
En Origen de archivo podemos seleccionar el juego de caracteres que se usa en el archivo de texto. En la sección Vista previa del archivo visualizamos el archivo de texto tal como se va a importar.
Seleccionar el separador
En el sector Separadores tenemos que seleccionar de la lista el carácter que delimita los valores del archivo de texto. (O elegimos Otro activando la casilla correspondiente). Si el archivo de texto está separado por varios espacios o separadores consecutivos, debemos activar la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo. Presionamos Siguiente para ir al último paso.
Indicar el formato de los datos
En este paso podemos elegir el tipo de datos para cada columna. Excel reconoce el tipo de los datos de una columna según los valores contenidos en ella. Si necesitamos cambiarlo, en la vista previa seleccionamos la columna y en Formato de los datos en columnas elegimos la opción adecuada.
En el encabezado de la vista previa, veremos el formato de datos para cada columna. Si preferimos no importar una columna, podemos seleccionar la opción No importar columna (saltar). Desde Avanzadas…, es posible configurar algunas propiedades para los datos numéricos, como el separador decimal y el de miles.
Ubicación de los datos
Se abrirá el cuadro de diálogo Importar datos; aquí podemos seleccionar dónde queremos situar los datos. Tenemos dos opciones: en una hoja existente o en una nueva hoja de cálculo. Si seleccionamos Hoja de cálculo existente, además podemos indicar a partir de qué celda queremos que se importen los datos.
Luego de presionar Aceptar, los datos importados aparecerán en la hoja de cálculo, y podremos trabajar con ellos realizando todas las acciones que nos permite Excel. Es importante tener en cuenta que podemos importar cualquier tipo de archivo de texto, independientemente del carácter empleado para separar los datos.
Quitar duplicados
Cuando tenemos una base de datos al importar archivos de texto, es posible que haya registros repetidos que no deberían estar en ella. Puede suceder, por ejemplo, que un registro haya sido ingresado, por error, más de una vez. El problema que esto genera es que, al realizar sumas, conteos u otras operaciones sobre los datos, los resultados pueden ser erróneos.
Para eliminar los registros duplicados de una tabla de datos rápidamente, Excel tiene la herramienta Quitar duplicados, ubicada en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Al usarla, automáticamente se eliminan las filas repetidas. Además, se informa sobre la cantidad de registros duplicados y quitados de la base de datos.
Antes de ir a la herramienta, es recomendable seleccionar el rango de celdas del cual queremos quitar las filas repetidas. Si no lo hacemos, Excel determinará un rango considerando la celda donde estamos posicionados al seleccionar la herramienta.
Cuando presionamos Quitar duplicados, se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, en donde debemos marcar las columnas en que se evaluará si las filas están repetidas. Por defecto, dos filas se consideran duplicadas cuando los valores de todas las columnas son iguales para ambas. Si deseamos que la comparación se realice solo a través de algunas de las columnas, y no de todas, tenemos que desmarcar aquellas columnas que queremos excluir de la comparación.
Además, de manera predefinida, Excel considera que los datos tienen encabezados. Si no es así, debemos desmarcar la opción Mis datos tienen encabezados. De este modo, la primera fila se considerará de datos y, si otra fila es igual a la primera, será eliminada. Después de presionar Aceptar, como último paso aparece un cuadro de información que nos indica la cantidad de filas duplicadas encontradas y eliminadas y, también, las filas únicas que permanecen en la tabla.
Macros
Desde un punto de vista general, para comenzar, podemos decir que las macros nos ayudan a automatizar algunas tareas. Son partes de código de programación que es interpretado por Excel y lleva a cabo distintas acciones o una sucesión de tareas.
De esta manera, con una macro podremos realizar algunas tareas repetitivas de un modo muy fácil. En esta sección aprenderemos a grabar, ejecutar y eliminar macros.
Grabar una macro
La grabadora de macros es una especie de caja negra de vuelo, donde se guardan todas las acciones que realizamos a partir del momento en que la activamos. Luego, estas acciones pueden ser reproducidas en cualquier otro momento.
Debemos aclarar que en los pasos grabados no se incluye el desplazamiento a través de la cinta de opciones. De esta manera, y sin tener demasiada experiencia en la construcción de macros, es posible automatizar algunas tareas que realizamos en Excel. Para esto, primero debemos grabarlas para luego reproducirlas. Utilizaremos el botón Grabar macro que se encuentra dentro del grupo Macros en la ficha Vista.
Al iniciar la grabadora tenemos que darle un nombre a la macro. Podemos incluir un atajo de teclado, seleccionar dónde deseamos guardarla e incluir su descripción. Los nombres deben comenzar con una letra o con un carácter de subrayado (_) y los caracteres siguientes pueden ser también estos o números. No se permiten espacios en el nombre, en su lugar debemos incluir caracteres de subrayado como separadores de palabras.
Tampoco es posible usar denominaciones que entren en conflicto con un nombre integrado en Excel u otro objeto del libro. Por ejemplo, no podemos ponerle A2 a una macro. Como hemos comentado, es posible asignarles atajos de teclado.
Métodos con comandos al importar archivos de texto
Este método abreviado comienza por defecto con el botón CTRL. Sin embargo, tengamos en cuenta que si dentro de una macro incluimos un atajo de teclado igual a uno predeterminado de Excel (como por ejemplo CTRL + C, que sirve para utilizar el comando Copiar), el atajo original será reemplazado por el nuestro y dejará de cumplir su función (al menos en ese libro).
Por esa razón, debemos ser cuidadosos al definir estos métodos abreviados para no reemplazar otros atajos. Como recomendación, resulta útil que los métodos abreviados de las macros comiencen con CTRL + MAYÚS.
Para comenzar el proceso de grabación pulsamos el botón Aceptar del cuadro Grabar una macro y, a partir de ese momento, todas las acciones realizadas se grabarán. Para finalizar, debemos pulsar el botón Detener grabación de la barra de tareas. De esta manera, cada usuario podrá automatizar las tareas que realice con frecuencia y así evitar pérdidas de tiempo innecesarias.
Ejecutar una macro
Una vez que finalizamos la grabación de una macro, esta se encuentra lista para ser ejecutada en cualquier momento. Para esto, podemos presionar el atajo de teclado que le corresponde o desplegar el botón Macros, elegir la opción Ver macros… y se abrirá el cuadro Macros donde se muestra la lista de macros existentes. Bastará con seleccionar la que necesitamos y pulsar el botón Ejecutar.
Eliminar macros
Para eliminar macros debemos ingresar en el cuadro Macro a través del menú Vista/Macros/Ver macros. Seleccionamos la macro que deseamos borrar y pulsamos el botón Eliminar. Excel solicitará que confirmemos la acción a través de un cuadro de mensaje.
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