Área de trabajo. En la parte central de la ventana de la aplicación encontramos el área de trabajo. Es decir, el sector donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa. En esta sección identificaremos sus componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a desplazarnos por las hojas de cálculo.
Componentes del área de trabajo
Conocer los elementos que forman parte del área de trabajo es imprescindible para el manejo del programa, por eso los explicamos en detalle en la siguiente guía visual.
- Encabezado de columna: las columnas se identifican con una letra, desde la A hasta la XFD
- Área de trabajo: está formada por filas y columnas. Aquí ingresamos los datos y vemos el resultado de las operaciones
- Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la hoja de trabajo
- Pestaña de hojas: a través de las pestañas podemos movernos por las hojas que componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja
- Encabezado de fila: las filas se identifican con números, desde 1 hasta 1.048.576
- Celda activa: es la celda seleccionada.
La herramienta Zoom
El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir el porcentaje de zoom.
En cambio, cuando deseamos ver de modo claro el contenido de una o varias celdas, podemos hacer un acercamiento aumentando el porcentaje.
Disponemos de tres maneras de hacer zoom sobre la hoja de cálculo:
- La primera es utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana
- La segunda es aplicar las herramientas de zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo Zoom
- La tercera es mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del mouse hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir).
Es importante saber que la distancia de visualización no afecta el tamaño o el formato de los datos en la hoja de cálculo.
Desplazamiento por las hojas de cálculo en el área de trabajo
Desde el momento en que abrimos un archivo de Excel, ya sea que conozcamos mucho o poco sobre el programa, necesitaremos desplazarnos sobre las celdas, acercar o alejar la hoja de cálculo para tener mejor visibilidad y, también, conocer información sobre algunas opciones activadas o desactivadas en el programa.
La forma de desplazamiento más común es la que realizamos con el mouse, que nos permite usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal, ubicadas en el costado derecho de la hoja de cálculo y en el sector inferior derecho. Además, disponemos de otras posibilidades para movernos por la hoja.
Podemos desplazarnos por las celdas mediante las flechas de dirección del teclado: arriba, abajo, izquierda o derecha. Al utilizarlas, veremos cómo se mueve el cursor de celda en la dirección indicada por las teclas. Si presionamos la tecla F5 se abrirá un cuadro de diálogo en el cual podemos especificar la referencia de una celda (por ejemplo, F16) para que el cursor de celda se posicione en el lugar indicado. Este cuadro también puede abrirse con la combinación de teclas CTRL + I.
Otra posibilidad para desplazarnos de forma rápida es escribir la referencia de la celda en el cuadro de nombres, ubicado a la izquierda de la Barra de fórmulas y presionar la tecla ENTER, para que el cursor se posicione en la celda indicada. La tecla AVPÁG nos permite bajar por la planilla cada una determinada cantidad de filas.
Un ejemplo:
Si en la pantalla visualizamos de la fila 1 a la 20, al presionar AVPÁG pasaremos a ver las filas 21 a 40. Cada vez que presionamos la tecla bajamos una determinada cantidad de filas por la planilla. Esta cantidad depende de las filas que entran en la pantalla según el ancho de cada una. Para subir de la misma manera presionamos REPÁG, y para movernos por las columnas, ALT + AVPÁG y ALT + REPÁG.