Antes de seguir avanzando con el aprendizaje de las fórmulas y las funciones, debemos conocer qué es una referencia y los distintos tipos que existen en Excel. Las referencias son indispensables para trabajar con las fórmulas y las funciones.
Referencia a una celda
Sabemos que una celda puede contener datos de tipo texto, números, fechas, horas y, también, fórmulas y funciones. Estos datos pueden ser ingresados por nosotros o generarse como resultado de aplicar una fórmula o función. En este último caso, los datos harán referencia al contenido de otra celda y serán dependientes.
Entonces, tendremos una celda de origen y una celda dependiente. Al cambiar el contenido de la celda de origen, las celdas que dependan de esta se actualizarán automáticamente. Para hacer referencia a una celda, nos ubicamos en la celda dependiente, ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+) y, a continuación, seleccionamos la celda o escribimos el nombre de la celda de origen. Por ejemplo: =A2 o +B8.
Tenemos tres maneras posibles de hacerlo:
- Manual: ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+), escribimos el nombre de la celda de origen y presionamos ENTER
- Con el mouse: ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+), con el mouse seleccionamos la celda de origen y pulsamos ENTER
- Con el teclado: ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+), con las teclas de dirección (flechas) nos ubicamos sobre la celda de origen y presionamos ENTER.
En Excel existen tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas. A continuación las veremos en detalle.
Referencias relativas
Una referencia relativa es aquella que se modifica al cambiar la posición de la celda dependiente (que contiene la fórmula). En este caso, como la ubicación de la celda de origen es relativa a la celda de destino, cuando cambia una, también cambia la otra. Es decir, si copiamos y pegamos una fórmula a otra celda, cambiará la celda de origen a la que se hace referencia.
- Cuando copiamos y pegamos una fórmula en otra celda de la misma columna, se modificará el número de la fila de la referencia, según la posición relativa entre la celda de destino y la celda de origen.
- Cuando copiamos y pegamos una fórmula en una celda de la misma fila, cambiará de manera automática la letra de la columna de la referencia, de acuerdo con la posición relativa entre la celda de destino y la celda de origen.
De manera predeterminada, cuando copiamos y pegamos una fórmula, Excel utiliza referencias relativas.
Referencias absolutas
Una referencia absoluta siempre refiere a una celda de origen determinada. Por eso, la utilizamos cuando queremos copiar y pegar una fórmula a otra celda y mantener la referencia a la celda de origen.
Para esto, debemos fijar la referencia anteponiendo el signo peso ($) a la letra de la columna y al número de la fila. Por ejemplo: =$A$2 o +$B$8. Podemos hacerlo de dos maneras:
- Manual: hacemos doble clic sobre la celda que contiene la fórmula y, desde el teclado, ingresamos el signo $ antes de la letra y del número de la referencia. También podemos ubicarnos sobre la celda que contiene la fórmula y agregar el signo $ desde la Barra de fórmulas. En ambos casos, luego pulsamos ENTER
- Tecla F4: hacemos doble clic sobre la celda que contiene la fórmula o hacemos un clic sobre la Barra de fórmulas, pulsamos F4 en el teclado y luego, ENTER o el botón Introducir.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una parte relativa y otra absoluta: la columna relativa y la fila absoluta o la columna fija y la fila relativa. Por ejemplo: =A$2 o =$A2.
Si copiamos y pegamos en otra celda una fórmula que contiene una referencia mixta, la parte relativa se actualizará de manera automática y la parte absoluta permanecerá fija.
Para hacer una referencia mixta, debemos anteponer el signo peso ($) a la letra de la columna o al número de la fila, de forma manual o mediante la tecla F4. Si la pulsamos dos veces, fijará la fila, y si la presionamos tres veces, fijará la columna.
Uso de las relativas y absolutas
Las referencias relativas y absolutas nos facilitarán el trabajo y nos permitirán ahorrar tiempo cuando utilicemos fórmulas y funciones.
Entender qué son las referencias relativas y las referencias absolutas que utilizamos en las fórmulas y funciones suele ser difícil al principio. En la práctica son herramientas muy útiles, y su uso es mucho más sencillo de lo que parece. Para asegurarnos de tener en claro los conceptos que vimos anteriormente, las aplicaremos en este paso a paso.
Vamos a crear una planilla para calcular el precio de venta de cuatro productos sobre la base del margen de utilidad que queremos obtener.
Emplearemos las referencias relativas y absolutas con el fin de conocer las diferencias y ventajas entre una y otra, y saber en qué momentos será necesario utilizarlas. aprendeinformaticas
