Compartir un libro de Excel con otras personas es una tarea que nos trae algunas ventajas. En especial cuando deseamos trabajar de manera colaborativa o, simplemente, en una red. Si conformamos un equipo de trabajo cuyos miembros están dispersos en lugares físicos distantes o, incluso, ubicados en diferentes oficinas de un mismo edificio, compartir un libro es más eficiente que hacer que cada uno utilice diferentes versiones de este para luego unificarlas.

Es importante saber que, antes de compartir un libro, debemos realizar algunas comprobaciones para tener la seguridad de que el documento con el cual estamos trabajando no posea características que sean incompatibles con versiones anteriores de la aplicación.

Preparar para compartir un libro

Para comprobar el libro antes de proceder a compartirlo, existen varias herramientas que  nos facilitarán esta tarea. Para esto, activamos la pestaña Archivo, hacemos clic en Información, vamos a Inspeccionar libro y presionamos Comprobar si hay problemas. A continuación, veremos que se despliega un menú con tres opciones: Inspeccionar documento, Comprobar accesibilidad y Comprobar compatibilidad.

Inspeccionar documento

Esta opción abre un cuadro de diálogo en el cual tenemos que seleccionar las características que se inspeccionarán. Es recomendable marcar todas las opciones con el fin de obtener una inspección completa:

  • Comentarios y anotaciones
  • Propiedades del documento e información personal
  • Datos XML personalizados
  • Encabezados y pies de página
  • Filas y columnas ocultas
  • Hojas de cálculo ocultas
  • Contenido invisible.

Para continuar, hacemos clic en Inspeccionar y obtendremos el resultado del procedimiento en la misma ventana. Podemos usar el botón Quitar todo en cada una de las secciones para eliminar el contenido que podría generar problemas.

Comprobar accesibilidad

Esta opción abre un panel a la derecha de la hoja de cálculo que muestra una serie de advertencias relacionadas con los errores que pudieran presentar problemas en la accesibilidad del documento. Los errores se muestran como un listado; si hacemos clic en cada uno de ellos y de las advertencias, se resaltarán las celdas correspondientes.

Además, debajo, en la sección Información adicional, encontraremos consejos para solucionar cada uno de los errores. Por ejemplo, la necesidad de ubicar texto alternativo en las imágenes y objetos, así como las indicaciones para incluirlo. Es importante destacar que las modificaciones deben realizarse en forma manual. Una vez que terminemos, el documento será accesible.

Comprobar compatibilidad

Se trata de la última opción que utilizaremos antes de compartir el libro. Cuando hagamos clic sobre ella, sabremos si en el documento existen características incompatibles con versiones anteriores de Excel. En la ventana que se presenta, desplegamos el menú Seleccionar versiones para mostrar y marcamos las versiones de Excel con las que compartiremos el libro.

En la misma ventana veremos el resumen de las incompatibilidades encontradas y también se nos indicará el grado de pérdida de fidelidad de la información contenida en la hoja. A su vez nos informa qué cambios se realizaran para que la compatibilidad sea efectiva.

Compartir un libro

Ahora que ya hemos revisado todas las posibles complicaciones que podrían presentarse, procederemos a compartir nuestro libro de Excel. Para realizar esta tarea, vamos a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, hacemos clic sobre Compartir libro. Se abrirá un cuadro de diálogo en el cual activamos la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez, que también permite combinar libros.

Para continuar, vamos a la pestaña Uso avanzado, en donde marcamos las opciones relacionadas con Control de cambios y Actualizar cambios; se recomienda marcar Guardar el historial de cambios e indicar un período de tiempo, y Al guardar el archivo, respectivamente. También podemos indicar una acción en caso de que haya conflictos entre los cambios realizados por los diferentes usuarios. Para terminar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Opciones avanzadas

En páginas anteriores aprendimos a compartir un libro y también a verificar que sea compatible con versiones más antiguas de la aplicación. Ahora vamos a conocer algunas opciones avanzadas que nos permiten controlar de manera específica los cambios que se pueden realizar dentro de un libro de Excel.

Como sabemos, para compartir un libro debemos ir a la ficha Revisar y, dentro del grupo Cambios, hacer clic en Compartir libro. Veremos un cuadro de diálogo en el que activamos la pestaña Uso avanzado, en donde encontramos las siguientes secciones:

  • Control de cambios: aquí especificamos si se guardará el historial de cambios realizados y por cuántos días será almacenado. Se recomienda guardar el historial para conocer las modificaciones que ha sufrido el archivo a través del tiempo
  • Actualizar cambios: permite indicar en qué momento se actualizarán los cambios realizados en el libro. Podemos elegir entre guardarlos cuando cerramos el archivo o en forma automática, según un intervalo de tiempo que especifiquemos
  • En caso de cambios conflictivos entre usuarios: en este sector podemos elegir qué hacer cuando se detecten modificaciones realizadas por los usuarios que son incompatibles: preguntar cuáles prevalecen o tomar los cambios que se están guardando
  • Incluir en vista personal: desde esta sección es posible incluir la configuración de la impresora y de filtro en la vista personal. Es recomendable marcar las dos opciones, para utilizarlas en forma independiente del resto de los usuarios. Una vez que hayamos seleccionado las opciones avanzadas de protección, presionamos Aceptar para compartir el libro.

Compartir y proteger

Una alternativa importante a la hora de compartir un libro con otros usuarios es protegerlo. De este modo, estaremos seguros de que no se efectuarán cambios indeseados en él. Para acceder a esta opción, vamos a la ficha Revisar y pulsamos Proteger y compartir libro. En la ventana que se abre, activamos la casilla Compartir con control de cambios, luego escribimos una contraseña y presionamos Aceptar.

Ahora el libro está protegido y podemos compartirlo. Pero ¿de qué manera es posible controlar los cambios que se realicen en él? Para esto existe la opción Control de cambios, dentro de la misma ficha.

Seleccionamos las opciones según los cambios que deseamos resaltar. El resultado será que las celdas que sean modificadas mostrarán un marco sutil y un pequeño triángulo en la zona superior izquierda de la celda. Si posicionamos el cursor sobre la celda, veremos un mensaje con el detalle de la modificación realizada.

Control de cambios

El control de cambios nos permite averiguar en forma específica diferentes datos sobre las modificaciones realizadas en un libro. Existen tres opciones donde marcaremos los cambios que deseamos controlar: cuándo se produjeron, quién los realizó o dónde han sido hechos.

Esto significa que el control de cambios en archivos compartidos nos permitirá saber quién lo modificó, cuándo lo hizo y qué cambios realizó. De esta manera, se convierte en una herramienta indispensable para identificar las modificaciones efectuadas por los diferentes usuarios que tienen acceso al libro de Microsoft Excel.

Esta se trata de una opción que cobra mayor relevancia cuando estamos trabajando con un libro de manera colaborativa. A su vez, también podemos controlar los cambios en un libro compartido, pero que ha sido editado por un solo usuario.

Aspectos generales

Es importante saber que el control de cambios no registra todas las variantes de modificaciones que podemos realizar en una hoja de cálculo. Por ejemplo, sí son controlados los cambios en el contenido de las celdas, pero no los aplicados al formato de la información.

Por otra parte, debemos saber que no guarda una copia de las modificaciones hechas, razón por la cual no es posible deshacer los cambios utilizando esta característica de Microsoft Office. Sí se encarga de guardar el historial completo de cambios, de modo que podemos copiar los datos eliminados o modificados para volver a obtener la información tal como se encontraba antes de ejecutar las modificaciones.

Recordemos que el historial que almacena el control de cambios conserva las modificaciones durante un intervalo de tiempo definido. Una vez que lo activamos, contamos con treinta días de almacenamiento de las modificaciones, aunque, si lo deseamos, podemos modificar este valor para adaptarlo a nuestras necesidades.

Sin embargo, como el almacenamiento del historial de cambios incrementa el tamaño de nuestro libro, no es aconsejable aumentar significativamente el período de tiempo. Otros aspectos a los cuales debemos prestarles atención son la eliminación y desactivación del historial de cambios.

La eliminación del historial se realiza en forma periódica y automática cada vez que cerramos un libro. Así solo se conservan los cambios que se encuentran en el intervalo especificado aplicando una cuenta regresiva. La desactivación del control de cambios hace efectiva la eliminación completa del historial de cambios almacenados hasta el momento; esto también ocurre si dejamos de compartir el documento correspondiente.

Funcionamiento

El control de cambios funciona en documentos que están compartidos; si lo activamos en cualquier documento, en forma automática pasará a ser compartido. Una vez que este se ha activado, es posible acceder al historial de cambios realizados, dentro de la misma hoja de cálculo o también en una hoja independiente.

Los cambios pueden consultarse en forma detallada, con la posibilidad de ver qué celdas han sido modificadas y qué información fue afectada con solo posicionar el cursor sobre la celda adecuada.

Ejemplo de uso

Para usar el control de cambios, en primer lugar es necesario activarlo. Entonces, vamos a la ficha Revisar y, dentro del grupo Cambios, hacemos clic sobre Compartir libro. Veremos el cuadro de diálogo Compartir libro. En la pestaña Modificación, marcamos la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

Para continuar, seleccionamos la pestaña Uso avanzado, en la sección Control de cambios hacemos clic sobre Guardar historial de cambios durante ingresamos la cantidad de días durante los cuales queremos que se almacenen los cambios. Luego, pulsamos Aceptar, con lo cual ya habremos activado el control de cambios para nuestro libro. También podemos realizar la operación en el orden inverso, es decir, activar en primer lugar el control de cambios para el libro.

Para esto, vamos a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, hacemos clic en Control de cambios/Resaltar cambios. De esta manera, activaremos el control de cambios y en forma automática compartiremos el libro.

En nuestro ejemplo trabajamos con una planilla que compara las características de distintos navegadores. Primero compartimos el documento y activamos el control de cambios. Luego, realizaremos algunas modificaciones en la fila con los datos de Licencia y también la Plataforma de Internet Explorer. Además, eliminaremos los datos de la fila Bloqueo de PopUps.

A medida que vayamos modificando la información, veremos que las celdas son resaltadas mediante un borde y un triángulo azul en la esquina superior izquierda, para darnos cuenta de dónde se hicieron las modificaciones.

Para obtener el detalle de cada uno de los cambios, posicionamos el cursor sobre las celdas; se desplegará un comentario que contiene el nombre del usuario que efectuó la modificación, la fecha y hora en que se realizó, y la descripción detallada del cambio.

Aceptar y rechazar cambios

Podemos aceptar o rechazar cada uno de los cambios indicados en las celdas. Para hacerlo, presionamos en Control de cambios/Aceptar o rechazar cambios. Veremos un cuadro de diálogo que nos llevará a través de todas las modificaciones realizadas en la hoja de cálculo; para cada una presionaremos los botones Aceptar o Rechazar, según corresponda.

Cambios no controlados

Los cambios de formato no son controlados por Excel, pero tampoco lo son la inserción de hojas, la modificación de su nombre, mostrar u ocultar filas o columnas ni las celdas que cambian, porque las fórmulas se encargan de calcular nuevos valores.

Hojas bien ocultas

Para completar la protección de nuestros datos, aprenderemos cómo podemos ocultar las hojas de cálculo de manera efectiva utilizando el editor de Visual Basic. Sabemos que ocultar una hoja dentro de Excel es una tarea muy sencilla: debemos seleccionar con el botón derecho del mouse la pestaña que contiene el nombre de la hoja y elegir del menú la opción Ocultar.

De esta manera, la hoja no será visible para los usuarios que accedan al libro. Pero también sabemos que el procedimiento para volver a mostrarla es igual de simple: solo necesitamos hacer clic con el botón derecho del mouse en la solapa de alguna otra hoja y, en el menú contextual, presionar Mostrar.

En caso de que necesitemos que nuestro procedimiento sea algo seguro, existen otros métodos que nos permiten ocultar una hoja para que no pueda ser vista fácilmente; por ejemplo, mediante la modificación de una propiedad de VBA para la hoja en cuestión. Para realizar esta tarea, tendremos que llevar a cabo el procedimiento que describimos a continuación.

Acceder al editor de Visual Basic

Para ocultar efectivamente una hoja de cálculo, será necesario acceder al editor de Visual Basic. En este caso no nos introduciremos en la creación de macros, sino que, simplemente, modificaremos una propiedad que permite definir la visibilidad de una hoja.

Para acceder al editor de Visual Basic, abrimos nuestro libro de Microsoft Excel, identificamos la hoja que deseamos ocultar y, a continuación, pulsamos la ficha Desarrollador (si esta ficha no está visible en la cinta de opciones debemos mostrar el menú contextual de cualquier ficha, elegir la opción Personalizar cinta de opciones y en el cuadro que se muestra activar la casilla Desarrollador y aceptar).

Una vez que nos encontramos en la ficha, vamos al grupo Código y seleccionamos la herramienta Visual Basic. Veremos que de inmediato se abrirá la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Otra manera de acceder al editor de Visual Basic es presionando las teclas ALT + F11.

Modificar la propiedad

Una vez dentro de Visual Basic, tenemos que buscar la hoja que queremos ocultar. Para hacerlo, en el Explorador de proyectos, ubicado en la barra izquierda superior de opciones, buscamos el proyecto que contiene nuestro libro de Excel (VBAProject (nombre_libro.xlsx)) y hacemos clic en el signo más (+) que lo precede para que se desplieguen los objetos correspondientes. A continuación, desplegamos la carpeta Microsoft Excel Objetos y veremos el listado de las hojas que integran nuestro libro.

Hacemos clic sobre el nombre de la hoja que deseamos ocultar; por ejemplo seleccionamos la Hoja1. Luego, vamos a la ventana Propiedades, ubicada en la sección inferior izquierda, donde se presentan las propiedades de la hoja.

Si esta herramienta no está activa, nos dirigimos al menú Ver y pulsamos la opción Ventana propiedades, para visualizar en el panel lateral las propiedades de la hoja. Para nuestra tarea, usaremos la propiedad Visible, que se encuentra al final del listado. Desplegamos las opciones de esta propiedad, que puede tomar tres valores: -1-xlSheetVisible, 0-xlSheetHidden o 2-xlSheetVeryHidden; luego seleccionamos 2-xlSheetVeryHidden.

Una vez que realizamos este procedimiento, la hoja quedará oculta. Aunque existe la posibilidad de que otros usuarios conozcan la forma de revertir el procedimiento. Es decir, ingresar al editor de Visual Basic y volver a establecer la propiedad en su valor original (-1-xlSheetVisible), para acceder a la hoja que ocultamos anteriormente.

Para evitarlo, lo que debemos hacer es utilizar una contraseña, la cual dará un nivel de seguridad mayor a las hojas que deseamos que permanezcan ocultas.

Asignar una contraseña

Para proteger aún más la hoja oculta, vamos a asignar una contraseña al proyecto. Para hacerlo, nos dirigimos al menú Herramientas y seleccionamos Propiedades de VBAProject… A continuación, se abrirá una ventana que contiene dos pestañas, elegimos Protección.

En esta ficha existen dos secciones: en la primera, Bloqueo del proyecto, marcamos la casilla correspondiente a Bloquear proyecto para visualización; en la segunda, Contraseña para ver las propiedades del proyecto. Posteriormente, usamos las casillas Contraseña y Confirmar contraseña para ingresar la clave que utilizaremos.

Ocultar y proteger fórmulas

Excel también permite ocultar y proteger las fórmulas aplicadas en celdas de tal manera que los usuarios no puedan modificarlas ni visualizarlas en la Barra de fórmulas. Para cumplir con este objetivo debemos seleccionar toda la hoja de cálculo (haciendo clic sobre la intersección de las filas y columnas), mostrar su menú contextual, ingresar en el cuadro Formato de celdas y mostrar la ficha Proteger. Aquí debemos desactivar la casilla Bloqueada y aceptar.

Una vez desbloqueadas todas las celdas de la hoja debemos seleccionar aquellas que poseen las fórmulas que deseamos proteger, mostrar su menú contextual e ingresar nuevamente en el cuadro Formato de celdas. Visualizamos nuevamente la ficha Proteger, activamos las casillas Bloqueada y Oculta y aceptamos. Para finalizar vamos a la ficha Revisar y protegemos la hoja verificando que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas se encuentre activada.