Distribuir el espacio en Excel. Sobre la derecha del Cuadro de nombres se muestra un pequeño icono formado por tres puntos situados de manera vertical. Al acercar el puntero del mouse, notaremos que este cambia de forma para convertirse en una flecha horizontal de doble punta.
En ese momento, podemos hacer clic con el botón principal del mouse y sin soltarlo arrastrar hacia la derecha o la izquierda. De este modo cambiaremos el tamaño del área correspondiente al Cuadro de nombres o al área de introducción, para hacerlas más grandes o más pequeñas.
Iconos de la Barra de fórmulas
A la derecha del Cuadro de nombre se encuentran tres iconos, cuya función explicaremos a continuación. Al pulsar el icono Insertar función (fx) llamamos al Asistente de funciones, que nos permite insertar una función en la celda activa. Este asistente nos guía en la selección de los argumentos que debe llevar la función y brinda una breve descripción de cada uno.
Es frecuente que los usuarios avanzados no usen este asistente en todos los casos, porque con el tiempo se aprenden la sintaxis de muchas de las funciones. Los iconos Introducir (√) y Cancelar (x) se activan en el modo de edición –cuando estamos ingresando datos o modificando el contenido de una celda–, y permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificación.
Distribuir el espacio para datos
El área de escritura/edición es el lugar donde vamos a ingresar los datos, fórmulas y funciones, o desde donde, posteriormente, editaremos el contenido de una celda. En ocasiones, al crear fórmulas extensas, el espacio disponible para la edición/visualización no es lo suficientemente grande como para mostrar todo el contenido que hemos introducido.
En estos casos, es posible aumentar el espacio haciendo clic sobre el icono de expansión del área de escritura situado sobre el extremo derecho de la barra. Al hacer clic sobre este icono, el área de escritura se ampliará.
Ingresar fórmulas
Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el operador o signo igual (=). De esta manera, el programa interpretará que lo siguiente que escribiremos es una fórmula o una función. Antes de describir la ficha Fórmulas de la cinta de opciones, veremos algunas de las operaciones básicas que podemos efectuar sin tener que recurrir a este menú. Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características específicas:
- Literales: escribimos los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14
- Referencia a valores: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5 contienen valores numéricos.
Las operaciones en Excel se realizan en un orden, siempre de izquierda a derecha y respetando la jerarquía de los operadores aritméticos: división, multiplicación, suma y resta. Debemos tener esto en cuenta a la hora de efectuar las operaciones básicas, para no cometer errores.
Sin embargo, la mejor manera de evitar equivocaciones es recurrir a los paréntesis, ya que Excel primero resolverá las operaciones que estén dentro de ellos. Una vez que aprendamos a utilizar las fórmulas, ya no necesitaremos una calculadora para hacer las operaciones básicas dentro de una hoja de cálculo, sino que podremos sumar, restar, multiplicar y dividir por medio de la siguiente estructura: =(operando1)(operador aritmético)(operando2) ENTER Por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que no presionamos la tecla ENTER, no se realiza la operación.
Editar fórmulas
Si lo necesitamos, podemos editar los datos que se encuentran dentro de la fórmula tanto desde la Barra de fórmulas como desde la celda que contiene la operación. Para saber si una celda tiene una fórmula o si, simplemente, queremos ver la fórmula en la celda, presionamos la tecla F2.
Excel mostrará la fórmula en la celda, y en el caso de que hayamos usado referencias a valores, señalará con un color cada una de las celdas que están involucradas en la operación. Esta tecla tiene el mismo efecto que hacer doble clic sobre la celda.
Ficha Fórmulas
Ahora sí conoceremos la ficha Fórmulas, que nos permite crear o modificar diferentes funciones. El primer grupo, Biblioteca de funciones, contiene toda la variedad de fórmulas que existen en Excel. A continuación, las veremos en detalle.
Listado:
- Autosuma: contiene funciones sencillas y de uso frecuente, para realizar una suma, calcular un promedio, obtener un valor máximo o mínimo y contar elementos
- Recientes: agrupa las últimas funciones utilizadas
- Financieras: posee las funciones para realizar cálculos financieros, como la obtención de intereses y tasas, calcular pagos y amortizaciones de préstamos
- Lógicas: estas funciones permiten realizar operaciones de lógica, como analizar si un valor cumple o no una determinada condición
- Autosuma: contiene funciones sencillas y de uso frecuente, para realizar una suma, calcular un promedio, obtener un valor máximo o mínimo y contar elementos
- Recientes: agrupa las últimas funciones utilizadas
- Financieras: posee las funciones para realizar cálculos financieros, como la obtención de intereses y tasas, calcular pagos y amortizaciones de préstamos
- Lógicas: estas funciones permiten realizar operaciones de lógica, como analizar si un valor cumple o no una determinada condición.
- Búsqueda y referencia: con estas funciones podemos buscar datos en una tabla a partir de condiciones especificadas y utilizarlos para realizar cálculos o referencias de celda
- Matemáticas y trigonométricas: algunas de las funciones que podemos encontrar en este grupo son SUMA (con diferentes variantes), REDONDEO, COSENO, TANGENTE y PRODUCTO
- Más funciones: contiene cinco subgrupos de funciones avanzadas
- Estadísticas: para efectuar cálculos estadísticos, como, por ejemplo, frecuencias, desvíos, media, moda
- Ingeniería: para realizar diferentes operaciones con números complejos, binarios, imaginarios
- Cubo: para trabajar con cubos de datos
- Información: para obtener información sobre el formato de una celda o el tipo de datos que contiene
- Compatibilidad: agrupa las funciones que facilitan la compatibilidad con versiones anteriores de Excel
- Web: posee funciones para trabajar con una conexión a Internet (obtener datos de un servicio web, codificación de cadenas URL, etc.).
Notación:
Si presionamos Insertar función, se abre un cuadro del diálogo con la lista de todas las funciones; allí podemos buscar y seleccionar la que necesitamos. Por ejemplo, elegimos Suma y presionamos Aceptar. Luego, se abrirá otro cuadro de diálogo para elegir las celdas que vamos a sumar, por ejemplo, A4 y A5. Luego de aceptar, obtenemos el resultado.
Tipo de errores
Si cometemos un error al ingresar una fórmula, Excel nos devuelve un texto que informa su tipo:
- #¡N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se está buscando
- #¡REF!: referencia a una celda inválida o inexistente
- #¡NÚMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una fórmula de parámetros numéricos
- #¡NOMBRE¡: nombre de la función incorrecto
- #¡DIV/0!: cuando intentamos dividir por cero.
Utilizar la ayuda de Excel a la hora de elegir una función o de seleccionar una fórmula reducirá la posibilidad de cometer errores.
