Vamos a ver las operaciones con archivos referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre este, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
- Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.
- Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.
Para almacenar el archivo asignándole un nombre:
Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como…
Aparecerá el anterior cuadro de diálogo.
Si el fichero ya existía (es decir, ya tenía un nombre), aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Para guardar los cambios realizados sobre un archivo, selecciona la opción Guardar del menú Archivo:
Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como…, que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Operaciones con Archivos: Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo:
| Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar. |  |
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:
- Cancelar: El archivo no se cierra
- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación
- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos.
Aunque estés trabajando con más de uno, el funcionamiento será el mismo. Si algún libro no ha guardado los cambios, se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel, automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear en el panel situado más a la derecha.
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
Se abrirá un asistente de exploración similar al de la opción guardar.
Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el botón Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre él.
Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que utilices.
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Selecciona Reciente en el menú Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarán ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente utilizado.
