Dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones, el primer grupo que encontramos se llama portapapeles, que contiene las herramientas Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato. En esta sección conoceremos su funcionamiento, ya sea para aplicarlo sobre datos o formatos.
El portapapeles es una carpeta temporal donde se almacena la información que cortamos y copiamos en las diferentes aplicaciones de Windows. En Excel, para acceder a el, hacemos un clic en la flecha que se ubica en el vértice inferior derecho del grupo. Este se desplegará en una ventana a la izquierda de la hoja de cálculo. Posee una capacidad máxima de 24 elementos, que se van guardando y listando a medida que copiamos y cortamos contenido, ya sean datos, imágenes, gráficos, etc.
Una vez que completamos los 24 elementos, empieza a sobrescribirse. Dentro de la lista, podemos seleccionar los elementos que deseemos pegar.
La ventana del Portapapeles posee tres botones:
- Pegar todo: pegará todos los elementos de la lista.
- Borrar todo: eliminará todos los elementos de la lista.
- Opciones: despliega un menú donde podemos elegir distintas maneras de ver el Portapapeles. Si salimos de Excel sin borrar su contenido, este continuará almacenando los elementos copiados y podremos pegarlos en otros programas de Office o al abrir Excel nuevamente.
Copiar formato
En el grupo Portapapeles encontramos el pincel Copiar formato que nos permite tomar solo el formato de una celda, rango, fila o columna, sin copiar el contenido. Es decir, si nos ubicamos sobre una celda que tiene un formato que queremos copiar (el color, el tipo de letra, los bordes), con el mouse hacemos clic sobre este icono y seleccionamos la celda a la cual queremos darle formato: se copiará el formato de origen.
Copiar como imagen
Junto al botón Copiar hay una flecha que, al desplegarla, muestra la opción Copiar como imagen, que permite que el portapapeles almacene lo que copiamos en formato de imagen, por lo que al pegarlo no se podrán editar los datos. Al elegir esta opción, Excel muestra la ventana Copiar imagen mediante la cual debemos elegir si deseamos copiar la imagen como la vemos en pantalla o como saldría impresa.
Opciones de pegado
Si hacemos un clic en la flecha inferior del botón Pegar, se desplegará un menú con cuatro grupos de opciones de pegado, según el contenido que hayamos copiado o cortado. Estas son: Pegar, Pegar valores, Otras opciones de pegado y Pegado especial. Dentro de cada una de estas categorías existen diferentes opciones para pegar el contenido del portapapeles. Las explicamos en la siguiente guía visual:
Disponibilidades:
- Pegar: pega todo lo que contiene la celda de origen, incluidos fórmulas y formato
- Fórmulas: solo pega la fórmula que contiene la celda, pero no el formato
- Formato de fórmulas y números: pega la fórmula y el formato de la celda seleccionada
- Mantener formato de origen: pega el contenido y el formato de la celda de origen
- Trasponer: invierte filas y columnas. Las celdas de las filas de origen pasan a estar como columnas y las columnas, como filas
- Mantener ancho de columnas de origen: pega todo el contenido de la celda de origen y, también, el ancho de columna
- Formato de valores y origen: pega los resultados de una fórmula o función y cualquier formato que tenga aplicada la celda de origen (no solo de números). No se pegan las fórmulas ni las funciones
- Formato de valores y números: pega los valores y el formato de número. No se pegan las fórmulas ni las funciones
- Imagen vinculada: pega una imagen que se encuentre vinculada a la celda de donde la hayamos copiado
- Imagen: pega solo una imagen que hayamos copiado de alguna celda
- Pegado especial…: agrupa todas estas opciones y algunas adicionales en un cuadro de diálogo
- Pegar vínculo: crea una referencia o un vínculo hacia la celda de origen, de manera que si hacemos un cambio en la celda de origen, también se hará en la celda vinculada
- Formato: solo pega el formato de las celdas, pero no su contenido, al igual que el pincel
- Valores: solo pega los valores. Si copiamos una celda donde hay una fórmula o una función, solo nos llevaremos el resultado
- Sin bordes: pega lo que contiene la celda seleccionada exceptuando los bordes.
El portapapeles: Administración de rangos
Por lo general, las fórmulas suelen hacer referencia a rangos de celdas. En estos casos es de gran utilidad asignarles nombres a los distintos rangos, así podremos reemplazar la referencia por el nombre del rango con el objetivo de facilitar la tarea de armado de funciones.
Para comenzar es importante recordar que un rango es un conjunto de celdas consecutivas dispuestas en forma horizontal, vertical o de matriz. A su vez, las referencias permiten remitir a los datos de un rango. Para esto utilizamos las coordenadas de la celda inicial y de la celda final unidas por dos puntos, ejemplo: A2:C8. En una matriz, la celda inicial es la de la esquina superior izquierda, y la celda final es la que se encuentra ubicada en la esquina inferior derecha.
Por su parte, el Cuadro de nombres permite asignar un nombre a un rango: seleccionamos las celdas, en el cuadro escribimos el nombre y pulsamos ENTER.
También podemos hacerlo desde el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, mediante el botón Asignar nombre, que abre la ventana Nuevo nombre, donde introducimos el nombre del rango y, de forma opcional, una descripción. De esta manera, podemos crear la cantidad de nombres de rangos necesarios para utilizarlos en las funciones.
Por ejemplo, para conocer el monto máximo de los costos usamos la sintaxis: =MAX (Costo). Mediante el botón Administrador de nombres se abre un cuadro de diálogo que nos permite crear, modificar, eliminar y buscar todos los nombres de los rangos de un libro.
Ventanas de libros
Cuando comencemos a trabajar con Excel, lo más probable es que utilicemos un archivo a la vez. Entonces, solo nos moveremos de una hoja a otra, dentro del mismo libro. Sin embargo, a medida que intensifiquemos nuestro uso del programa, tendremos cada vez más archivos para diferentes temas y habrá ocasiones en que necesitemos trabajar con una mayor cantidad de libros abiertos.
Excel 2013 brinda distintas opciones para administrar las ventanas de los libros que estamos usando; en esta sección conoceremos cada una en detalle. Para acceder a ellas, debemos ir al grupo Ventana de la ficha Vista.
Cambiar ventanas
La opción más sencilla consiste en cambiar la ventana activa al libro que necesitamos. Para esto, hacemos un clic en Cambiar ventanas y, en el menú desplegable que contiene el listado de todos los libros abiertos, seleccionamos el que buscamos.
Organizar todo
Otra posibilidad es organizar los libros abiertos para visualizarlos todos a la vez. Supongamos que trabajamos con cuatro libros de manera simultánea y necesitamos movernos de uno a otro. Entonces, podemos hacer que Excel divida la pantalla en cuatro paneles y muestre un libro en cada uno.
Para esto, hacemos un clic en el icono Organizar todo para abrir el cuadro de diálogo Organizar ventanas. Podemos elegir entre cuatro opciones de visualización: Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Seleccionamos una y pulsamos Aceptar.
Ocultar y mostrar
La opción Ocultar esconde el archivo que estamos visualizando en la pantalla. Cuando ocultamos un libro, este no se mostrará más en la pantalla ni en el menú desplegable de la opción Cambiar ventana. Al pulsar el botón Mostrar, aparece la ventana Mostrar para seleccionar cual de todos los libros que hemos ocultado deseamos volver a mostrar. Para finalizar pulsamos Aceptar y se mostrará nuevamente el libro elegido.
Ver en paralelo
La opción Ver en paralelo permite comparar dos libros en simultáneo. Si tenemos solo dos archivos abiertos, luego de hacer clic en este icono, veremos un libro debajo del otro. En cambio, cuando tenemos más de dos libros abiertos, se abrirá el cuadro de diálogo Comparar en paralelo, donde debemos seleccionar de un listado el archivo que queremos comparar con el libro activo.
Una vez que pulsamos Ver en paralelo, podemos hacer clic en el icono Desplazamiento sincrónico, que hace que al movernos de manera vertical u horizontal en una de las ventanas, también nos desplacemos por la otra en la misma dirección. Esto facilitará la comparación de los datos.
Dividir una hoja
Si queremos visualizar simultáneamente diferentes secciones de una misma hoja, podemos dividirla en cuatro o dos partes, de manera horizontal o vertical. Para esto, utilizamos la opción Dividir. La división se realizará a la izquierda y arriba de la celda seleccionada.
Si hacemos un clic en alguna celda de la fila 1 y pulsamos Dividir, la hoja quedará dividida en dos en sentido vertical. En cambio, si hacemos un clic en alguna celda de la columna A y presionamos Dividir, la hoja se dividirá en dos, pero de manera horizontal.
Si nos ubicamos en cualquier otra celda de la hoja, fuera de la fila 1 y la columna A, y pulsamos Dividir, la hoja quedará dividida en cuatro partes. En los tres casos podremos desplazarnos de manera independiente por cada una de las secciones. Para eliminar la división, volvemos a pulsar el botón Dividir.
Inmovilizar paneles
Otra posibilidad es utilizar las opciones del menú desplegable del botón Inmovilizar. Inmovilizar paneles mantiene siempre visibles las filas y las columnas que se encuentran a la izquierda y arriba de la celda que seleccionamos antes de pulsar esta opción. Luego de hacer clic en este icono, la hoja quedará dividida en cuatro. Si nos desplazamos de manera vertical, las filas que quedaron arriba de la línea divisoria no se moverán.
Si nos desplazamos hacia los costados, las columnas a la izquierda de la línea quedarán fijas. Esta herramienta es útil cuando queremos fijar los encabezados de las columnas o las filas de una tabla y desplazarnos por los datos. Las opciones Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna fijan la fila 1 y la columna A, respectivamente. Para volver a la hoja original, pulsamos Movilizar paneles.
Trabajar con hojas
Las hojas de cálculo son la esencia de Excel, porque sin ellas sería imposible introducir datos. En el Capítulo 1 aprendimos cómo configurar la aplicación para que cada vez que creamos un nuevo libro, este presente la cantidad de hojas deseadas. Sin embargo, en otras ocasiones necesitaremos agregar hojas a libros existentes o realizar el procedimiento contrario: eliminarlas.
En esta sección aprenderemos a insertar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y renombrar hojas.
Insertar y eliminar hojas
Para insertar una nueva hoja de cálculo, hacemos un clic en el icono Hoja nueva (+), que se encuentra a la derecha de las solapas de las hojas, en la parte inferior izquierda de la ventana. Una alternativa es pulsar el botón derecho del mouse sobre cualquiera de las solapas y en el menú, seleccionar «INSERTAR…«. A continuación, se abre un cuadro de diálogo con opciones para insertar distintos elementos; seleccionamos Hoja de cálculo y aceptamos. Otra posibilidad es utilizar las teclas SHIFT + F11.
En el menú que se abre al hacer un clic derecho sobre cualquiera de las solapas, también encontramos la opción Eliminar. Antes de borrar una hoja con contenido, aparecerá un cuadro de advertencia que nos pedirá la confirmación o cancelación de la operación. aprendeinformaticas.com