Con el apartado de vistas e impresión aprenderemos a configurar las opciones para imprimir nuestras planillas de manera adecuada. Para comenzar, conoceremos las diferentes maneras de visualizar las hojas de cálculo en pantalla: sus elementos y características particulares. Luego, prepararemos las planillas para la impresión y configuraremos algunas opciones especiales. Para finalizar, veremos cómo utilizar una impresora virtual.
Diferentes vistas de las hojas
En Excel 2013 podemos elegir diferentes maneras de visualizar las hojas de cálculo, cada una de las cuales será apropiada para trabajar en situaciones específicas. Antes de describir las diferentes maneras de visualizar una planilla de cálculo, definiremos a qué se llama vista.
Una vista es un conjunto de parámetros de visualización del contenido de un libro que se ajusta a diferentes opciones de presentación. Dentro del grupo Vistas de libro de la ficha Vista, encontramos las opciones disponibles. Veremos cada una de ellas en detalle.
Normal
La vista Normal es la que utilizamos comúnmente para realizar la mayoría de las tareas, como ingresar y editar datos, insertar gráficos, aplicar formatos, entre otras. En esta, la hoja de cálculo se presenta como un continuo, sin separación en páginas: aparecen los encabezados de filas y de columnas y las líneas de división de las celdas. Es posible ocultar o mostrar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas y los encabezados empleando las opciones del grupo Mostrar.
Diseño de página
La vista Diseño de página es útil para preparar la información para la impresión, porque muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y como se imprimirá en una o más hojas de papel. En ella aparecen los márgenes, los saltos de páginas, los encabezados y pies de páginas, las reglas superior y lateral, además de los rótulos de filas y columnas, y las líneas de cuadrícula. Por eso, sabemos la cantidad de hojas que ocupa el contenido y cómo se ajusta a la página.
En esta vista también es posible ingresar y editar datos, cambiar el diseño y variar el formato, como en la vista Normal. Para ajustar los márgenes de impresión es posible emplear las reglas, haciendo un clic con el cursor sobre ellas y arrastrando hacia uno de los lados. Si queremos completar los encabezados y pies de página, podemos hacerlo directamente en la hoja o utilizar la ficha Diseño. Además, es posible ocultar o mostrar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas, los títulos y la regla.
Saltos de página
Un salto de página indica el comienzo de una nueva página al momento de la impresión. La opción Ver saltos de página presenta la hoja con líneas que marcan la división del contenido en diferentes páginas. No se muestran los márgenes ni los encabezados y pies de página, pero sí sabremos cuántas páginas ocuparán los datos de nuestra planilla. Como en las vistas anteriores, aparecen los títulos de filas y columnas y las líneas de cuadrícula, que podremos ocultar o mostrar.
Cuando activamos esta vista, se abre un cuadro de diálogo informándonos que es posible ajustar los saltos de página si los arrastramos con el mouse. Al modificar los saltos, cambia el tamaño de impresión del contenido de la hoja de cálculo. Desde esta vista, también es posible ingresar y editar datos, y modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas de la planilla.
Pantalla completa
La opción de Pantalla completa oculta la Barra de herramientas de acceso rápido, la cinta de opciones, la Barra de fórmulas y la Barra de estado. Esto para presentar una vista ampliada de la hoja de cálculo. De todas formas, conserva las líneas de cuadrícula y los rótulos de filas y columnas. También permite ingresar y editar datos y modificar el tamaño de filas y columnas.
Para salir de esta opción, pulsamos el botón ESC desde el teclado. En la versión 2013 no se encuentra visible de forma predeterminada sino que debemos crear un nuevo grupo de opciones y allí mostrarlo. Veamos cómo hacerlo en el siguiente paso a paso.
Vistas personalizadas
Adicionalmente a las vistas predeterminadas, podemos crear y guardar vistas personalizadas con determinadas características de configuración de impresión de página, como el tamaño de papel y los márgenes. También es posible guardar una configuración de presentación específica, por ejemplo, con un ancho de columnas y filtros. Así, podremos aplicar la configuración rápidamente a la hoja de trabajo cuando sea necesario.
Vistas e impresión: Creación de una vista personalizada
Para crear una vista personalizada, primero modificamos en la hoja de cálculo la configuración de presentación e impresión que deseamos guardar. Luego, pulsamos Vistas personalizadas, dentro del grupo Vistas de libro de la ficha Vistas. Se abrirá el cuadro de diálogo Vistas personalizadas, donde presionamos Agregar…
En el cuadro de diálogo Agregar vista, ingresamos un nombre y marcamos las opciones que deseamos incluir. Esta vista siempre incluirá el tamaño y la posición de la ventana, las secciones o los títulos inmovilizados y los porcentajes de ampliación, entre otros parámetros.
Aplicar y eliminar una vista personalizada
Para utilizar una vista personalizada, hacemos clic en el botón Vistas personalizadas y, en el cuadro de diálogo que se abre, seleccionamos el nombre de la vista que deseamos aplicar y presionamos Mostrar.
Es posible crear varias vistas personalizadas por hoja de cálculo, pero solo podremos aplicar una vista personalizada a la hoja de cálculo que estaba activa cuando la creamos. Para eliminar una vista personalizada, presionamos Eliminar en el cuadro de diálogo Vistas personalizadas.
Vistas desde la Barra de estado
También podemos activar las diferentes opciones de vista mediante los iconos de la Barra de estado. Cuando pasamos de la vista Diseño de página a Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que indican los lugares donde Excel hará los saltos de página. Dichas líneas no saldrán impresas.
Cada una de las vistas posee su propio nivel de zoom independiente, que podemos ajustar arrastrando el indicador Zoom. Junto a este se muestra el número correspondiente al porcentaje de la vista actual. Al hacer clic sobre este valor se muestra el cuadro Zoom desde el cual podemos elegir valores predeterminados o ingresar el porcentaje deseado.
Mostrar y ocultar
Excel nos permite personalizar su interfaz al ocultar o mostrar algunos elementos de la ventana de trabajo. Así modificaremos la visualización de la hoja de cálculo en la pantalla. Es importante saber que estos cambios no afectan la forma en que se imprimen las hojas de cálculo del libro de trabajo activo.
Además, al ocultar y mostrar elementos, podremos personalizar el área de trabajo según nuestras necesidades.
Grupo Mostrar
Las opciones que nos permitirán mostrar y ocultar elementos se encuentran en el grupo Mostrar de la ficha Vista, y son las siguientes:
- Barra de fórmulas. Si desactivamos esta opción, suprimimos la visualización de la Barra de fórmulas en la pantalla. Para restaurarla, simplemente marcamos la casilla de verificación.
- Líneas de cuadrícula. Normalmente, en el área de trabajo visualizamos líneas horizontales y verticales en forma de cuadrícula, que delimitan las diferentes celdas que componen la hoja de cálculo. Aunque esta cuadrícula es muy útil para ingresar y editar los datos, aplicar formatos y seleccionar y recorrer las celdas, entre otras acciones, probablemente deseemos ocultarla para conseguir una mayor claridad en la presentación de la información. Para quitar la cuadrícula, desmarcamos la casilla de verificación y, si queremos volver a mostrarla, la seleccionamos.
- Títulos. Al desactivar esta opción, los números de los encabezados de filas y las letras de los encabezados de columnas desaparecen. Cuando ocultamos estos elementos, tendremos que recurrir al cuadro de nombres de la Barra de fórmulas para conocer la referencia de la celda activa. Además, si queremos ajustar el ancho de una columna o el alto de una fila, tendremos que utilizar la opción Formato dentro del grupo Celdas de la ficha Inicio.
- Regla. Como mencionamos anteriormente, podemos visualizar las reglas vertical y horizontal si nos encontramos en la vista Diseño de página. Con ella es posible tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Para ocultarlas, desactivamos la casilla de verificación, mientras que para volver a mostrarlas, la desactivamos.
Más opciones
También es posible ocultar las barras de desplazamiento y las etiquetas con los nombres de las hojas. Para hacerlo, debemos acceder al cuadro de diálogo Opciones de Excel, que se encuentra en Archivo/Opciones/Avanzadas. En la sección Mostrar opciones para este libro, podemos activar o desactivar los cuadros de selección de cada una de las opciones.
Encabezado y pie de página
El encabezado y el pie de página son secciones especiales en las que podemos incluir información específica que deseamos que aparezca en cada página impresa de una hoja de cálculo. Un encabezado es la sección superior de una página y un pie de página es la sección inferior.
La información que escribimos en estas secciones se repetirá automáticamente en cada página de la hoja de cálculo. Por ejemplo, en un encabezado podemos ingresar el nombre y el logotipo de una empresa o la fecha y la hora; en tanto que el pie puede resultar adecuado para mostrar el número de página o la cantidad total de páginas que ocupa una hoja de cálculo. Podemos agregar encabezados y pies de página desde la vista Diseño de página o también desde el cuadro de diálogo Configurar página.
Es importante tener en cuenta que estos elementos solo aparecen en aquellas páginas que contienen datos.
Vistas e Impresión: Vista desde Diseño de página
Para agregar el encabezado y el pie de página desde el grupo Vistas del libro de la ficha Vista, hacemos clic en Diseño de página. Al hacerlo la hoja de cálculo mostrará el espacio ocupado por una página automáticamente. Luego, en la sección superior veremos el texto Haga clic para agregar encabezado, que nos permite ingresar un texto personalizado.
Tanto la sección del encabezado como la del pie de página están divididas en tres sectores destinados a escribir texto o a agregar elementos a la izquierda, en el centro o a la derecha.
Cuando hacemos clic en el encabezado o en el pie de la página, se habilita en la cinta de opciones la ficha contextual Herramientas de encabezado y pie de página con la ficha Diseño. Esta contiene los grupos y las herramientas necesarios para insertar diferentes tipos de elementos, como por ejemplo:
- Fecha actual
- Hora actual
- Número de página o imagen
- Cambiar el pie de página
- Definir si deseamos que la primera página sea diferente
- Entre otras alternativas.
Desde el grupo Encabezado y pie de página de esta ficha contextual podemos insertar elementos predeterminados. Para esto, seleccionamos un sector y hacemos clic en Encabezado o en Pie de página para elegir un elemento del listado desplegable.
Elementos del encabezado
Desde el grupo Elementos del encabezado y pie de página podemos elegir otras opciones. Cuando insertamos un elemento de este grupo, aparecerán los marcadores de posición correspondientes al elemento seleccionado. Por ejemplo, si seleccionamos Fecha actual veremos el marcador de posición &Fecha.
Cuando salimos del encabezado o del pie de página, el marcador de posición se transforma en el elemento específico, en este caso, la fecha. También podemos agregar una imagen almacenada en nuestro equipo haciendo clic en Imagen. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen, que nos permite seleccionar un archivo. Luego de eso, hacemos clic en Insertar.
Después de insertar la imagen, se habilitará la herramienta Dar formato a la imagen, donde podemos ajustar su tamaño. Desde el grupo Opciones es posible seleccionar las herramientas:
- Primera página diferente: si la activamos, quitamos el encabezado y el pie de página de la primera página
- Páginas pares e impares diferentes: cuando activamos esta opción, podemos ingresar diferentes tipos de elementos en los encabezados y pies de página de las páginas pares y en los de las páginas impares. Por ejemplo, en las páginas pares, la fecha y la hora, y en las impares, el nombre del archivo
- Ajustar la escala con el documento: por defecto, esta opción aparecerá seleccionada y los encabezados y pies de página utilizarán el mismo tamaño de fuente y escala que la hoja de cálculo
- Alinear con márgenes de página: activando esta opción, podemos alinear los márgenes del encabezado o pie de página con los márgenes derecho e izquierdo de la hoja de cálculo.
Último apartado
Por último, en el grupo Navegación encontramos las herramientas Ir al encabezado e Ir al pie de página. Estas nos permiten pasar rápidamente a cada una de estas secciones. Es importante tener en cuenta que, para acceder a la ficha contextual Diseño de Herramientas de encabezado y pie de página, debemos hacer clic en algún sector de la sección del encabezado o del pie de página. Para salir de estas secciones, simplemente hacemos clic en alguna celda de la hoja de cálculo.
Desde el cuadro “Configurar página”
Desde la solapa Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página podemos realizar los mismos procedimientos explicados en el apartado anterior. Para acceder a este cuadro de diálogo hacemos clic en Selector de cuadro de diálogo del grupo Configurar página en la ficha Diseño de página. Luego de acceder al cuadro de diálogo, seleccionamos la solapa Encabezado y pie de página. Después, hacemos clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página.
En ambos casos, en la parte inferior del cuadro encontraremos las zonas Sector izquierdo, Sector central y Sector derecho. Debemos hacer clic en una de ellas para ingresar un texto o seleccionar el elemento que deseamos insertar, desde las herramientas que aparecen encima de estos sectores. https://aprendeinformaticas.com/ https://www.facebook.com/aprendeinformaticas
