Para trabajar con filas y columnas podemos insertar fácilmente filas y columnas en una hoja de cálculo para agregar información adicional. (Así como eliminar filas y columnas innecesarias). Estos procedimientos son parte de las tareas diarias que realizan los usuarios de Excel, ya que permiten manejar el espacio disponible en una hoja de trabajo.
A continuación, veremos diferentes opciones para administrar las filas y las columnas.
Podemos insertar fácilmente filas y columnas en una hoja de cálculo para agregar información adicional, así como eliminar filas y columnas innecesarias. Estos procedimientos son parte de las tareas diarias que realizan los usuarios de Excel, ya que permiten manejar el espacio disponible en una hoja de trabajo. A continuación, veremos diferentes opciones para administrar las filas y las columnas.
Insertar filas
El procedimiento para insertar filas es muy similar al de insertar columnas, primero tenemos que seleccionar la fila inmediatamente inferior a la que queremos insertar (haciendo clic sobre la cabecera de fila). Luego, debemos pulsar la opción Insertar filas de hoja dentro del botón Insertar del grupo Celdas de la ficha Inicio.
A continuación, veremos que automáticamente se inserta una fila por encima de la seleccionada, desplazando hacia abajo el resto de las filas. Si necesitamos insertar varias filas de una sola vez, primero tenemos que seleccionar tantas filas como queremos introducir y, a continuación, damos la orden de insertar. Las nuevas filas se ubicarán sobre el rango de filas seleccionadas.
Trabajar con filas y columnas: Eliminación
Para eliminar columnas seleccionamos, desde el encabezado, las que deseamos quitar y pulsamos la opción Eliminar columnas de hojas, que se encuentra en el botón Eliminar del grupo Celdas de la ficha Inicio. Para eliminar filas, las seleccionamos y pulsamos Eliminar filas de hojas.
Con el botón derecho
También podemos insertar o eliminar filas y columnas utilizando el mouse. Para ello, seleccionamos las filas o las columnas desde los encabezados. Luego, hacemos un clic con el botón derecho del mouse y pulsamos las opciones Insertar o Eliminar según corresponda.
Insertar celdas
Si en lugar de insertar filas o columnas queremos insertar celdas, primero debemos seleccionar un conjunto de celdas y luego pulsar la opción Insertar celdas…, que se encuentra en el botón Insertar del grupo Celdas de la ficha Inicio. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo donde tendremos que indicar la dirección en la que se desplazarán las celdas que rodean a las seleccionadas.
Ocultar y mostrar
En ocasiones deseamos mantener información oculta a la vista de otros usuarios. (Por ejemplo, una columna que posee cálculos, datos o comentarios auxiliares). O simplemente protegerla de modificaciones no deseadas. En estos casos, Excel nos permite ocultar columnas y filas de una manera muy simple.
Cuando ocultamos una fila o una columna, lo que estamos haciendo en realidad es configurar el alto de una fila o el ancho de una columna en cero. Estas, a efectos de los cálculos, seguirán siendo operativas. Es importante tener en cuenta que Excel nunca prescinde del contenido de las celdas ocultas.
Ocultar y mostrar columnas
Para ocultar una columna, primero la seleccionamos y luego pulsamos el botón Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. En el menú desplegable, vamos a la sección Visibilidad, presionamos Ocultar y mostrar y Ocultar columnas. Veremos que la letra de la columna desaparece de la parte superior de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si ocultamos la columna B, en la cabecera de las columnas veremos las letras A, C, D, E…
Si queremos volver a visualizar la columna, primero seleccionamos las columnas que se encuentran a ambos lados de la columna que habíamos ocultado (en este caso serían las columnas A y C) y luego, pulsamos el botón Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. En el menú desplegable, dentro de la sección Visibilidad, tenemos que presionar Ocultar y mostrar y Mostrar columnas.
Ocultar y mostrar filas
Para ocultar una fila, seguimos el mismo procedimiento anterior. Primero seleccionamos la fila que deseamos ocultar, pulsamos las opciones indicadas y, al llegar a Ocultar y mostrar, hacemos clic en Ocultar filas. Automáticamente, la fila desaparecerá y veremos en la cabecera de filas el salto en la numeración.
Si queremos volver a visualizar la fila, seleccionamos las filas que se encuentran en la parte superior e inferior de la que habíamos ocultado y, en el menú desplegable, pulsamos la opción Mostrar filas.
Con el botón derecho
Usando el menú contextual también podemos ocultar filas y columnas. Para esto, seleccionamos las filas o columnas que deseamos ocultar, presionamos el botón derecho del mouse y, en el menú que se despliega, elegimos la opción Ocultar. Para volver a mostrar las filas y columnas, seleccionamos las filas y columnas que las rodean, presionamos el botón derecho del mouse y elegimos Mostrar.
Atajos de teclado
Por último, también podemos utilizar atajos de teclado para ocultar y mostrar filas o columnas. Podemos ocultar una fila presionando la combinación de teclas CTRL + 9. La fila en la que se hallaba la celda activa habrá desaparecido. Pulsando la combinación de teclas CTRL + SHIFT + 8, la haremos aparecer nuevamente. Si queremos ocultar una columna, bastará con presionar CTRL + 0. Para hacerla visible nuevamente, oprimimos CTRL + SHIFT + 9.
Formato de celdas
La apariencia de las celdas y el modo en que Excel interpreta los datos introducidos forman parte de lo que denominamos Formato de celdas. A continuación, conoceremos los diferentes formatos de celda que podemos aplicar y las modificaciones que estos implican.
Formato numérico por omisión
Cuando tenemos celdas con números, ya sean datos ingresados por nosotros o resultados de fórmulas, el formato aplicado por omisión es General. En este caso, los separadores de millar no se ven, lo que puede dificultar la lectura en números con más de cuatro dígitos.
Además, solo se muestran con decimales los números que los contengan, y la cantidad de dígitos a la izquierda de la coma es variable. Para unificar la presentación de los números y lograr que esta sea clara, aplicaremos un formato numérico acorde con nuestro gusto.
Acerca del formato numérico
Para aplicar formatos numéricos (y cualquier otro tipo de formato) primero debemos seleccionar las celdas que contengan los datos. Luego, sin deshacer la selección, podemos elegir alguna de estas alternativas:
En ambos casos disponemos de cinco iconos de estilo Formato de celdas. La apariencia de las celdas y el modo en que Excel interpreta los datos introducidos forman parte de lo que denominamos Formato de celdas. A continuación, conoceremos los diferentes formatos de celda que podemos aplicar y las modificaciones que estos implican.
Formato numérico por omisión
Cuando tenemos celdas con números, ya sean datos ingresados por nosotros o resultados de fórmulas, el formato aplicado por omisión es General. En este caso, los separadores de millar no se ven, lo que puede dificultar la lectura en números con más de cuatro dígitos.
Además, solo se muestran con decimales los números que los contengan, y la cantidad de dígitos a la izquierda de la coma es variable. Para unificar la presentación de los números y lograr que esta sea clara, aplicaremos un formato numérico acorde con nuestro gusto.
Cómo aplicar un formato numérico
Para aplicar formatos numéricos (y cualquier otro tipo de formato) primero debemos seleccionar las celdas que contengan los datos. Luego, sin deshacer la selección, podemos elegir alguna de estas alternativas:
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Opciones de formato rápido:
Se encuentran en el grupo Número de la ficha Inicio. También podemos hacer un clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas para que aparezca la minibarra de formato. En ambos casos disponemos de cinco iconos de estilo Formato de celdas. La apariencia de las celdas y el modo en que Excel interpreta los datos introducidos forman parte de lo que denominamos Formato de celdas. A continuación, conoceremos los diferentes formatos de celda que podemos aplicar y las modificaciones que estos implican. numérico muy útiles. Ellos son: Contabilidad, Porcentual, Millares, Aumentar decimales y Disminuir decimales.
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Cuadro Formato de celdas:
Accedemos a él haciendo clic en la flecha del grupo Número, que se encuentra en la ficha Inicio. También podemos hacer un clic derecho sobre las celdas seleccionadas y, en el menú desplegable, elegir Formato de celdas…
En el cuadro Formato de celdas se muestran las fichas: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger. Dentro de cada una de ellas encontramos los diferentes elementos que permiten modificar el formato de las celdas. Vamos a comenzar por analizar en detalle las opciones que ofrece la ficha Número.
Número
El formato Número permite establecer la cantidad de decimales que vamos a utilizar y habilitar la opción Usar separador de miles. Recordemos que los separadores de decimales y de miles dependen de la Configuración regional del sistema operativo.
Con respecto a los decimales, debemos saber que si tenemos un número decimal y marcamos cero posiciones decimales, el número aparecerá redondeado. Este redondeo es solo a efectos de visualización, ya que para los cálculos de operaciones y fórmulas se tendrá en cuenta el valor original con decimales.
También podemos elegir, dentro de este formato, la manera de presentar los números negativos: con un signo menos (-) delante, en rojo o ambos.
Moneda
El formato Moneda adiciona al formato Número un símbolo monetario. Para elegir el símbolo, desplegamos el listado con los símbolos monetarios de cada país y seleccionamos el que deseamos. La ubicación del símbolo, antes o después del número, también depende de la Configuración regional del sistema operativo y podemos modificarla.
La opción de millares viene habilitada. Además, es posible elegir el formato de los números negativos.
Contabilidad
El formato Contabilidad, como el de Moneda, permite seleccionar un símbolo monetario que acompañará a los números. Los millares ya están habilitados y los valores negativos se mostrarán con el signo menos (-) delante. Podemos establecer la cantidad de posiciones decimales. Este formato alineará el signo monetario y la coma decimal de todos los valores que se encuentran en las celdas de una misma columna.
Porcentaje
El formato Porcentaje, como su nombre lo indica, muestra los números como porcentajes, con el signo % por detrás, y también permite elegir la cantidad de posiciones decimales que necesitamos visualizar. Debemos recordar que si aplicamos el formato en una celda vacía y luego introducimos el valor, veremos el número seguido del signo porcentaje. Por ejemplo: 5%. En cambio, si primero ingresamos el número en la celda y después aplicamos el formato, la cifra será multiplicada por 100. Por ejemplo, veremos 500%. Para conservar el 5%, tendremos que ingresar el valor como 0,05.
Fracción
El formato Fracción permite visualizar el contenido decimal de los números ingresados en una celda como fracción.
Especial
Especial contiene formatos asociados a la ubicación regional, como códigos postales. Cuando en el menú desplegable Configuración regional (ubicación) elegimos un país, en la ventana Tipo aparecen las opciones de formato. Algunas regiones no tienen ningún formato especial.
Formato de fechas
Un buen formato nos permitirá ser claros tanto en los cálculos como en las presentaciones de información. En el Capítulo 2 vimos que si en una celda ingresamos dos o tres números separados por un guion (-) o una barra (/), Excel interpretará los valores como una fecha: día y mes, o día, mes y año. Por ejemplo, si escribimos 1-3, automáticamente en la celda aparecerá 01-mar.
Ahora vamos a entender la manera en que el programa trabaja con las fechas. Siempre que escribimos un dato que se interpreta como fecha, como 15/03/2013, Excel realiza un cálculo interno para convertir esa fecha en un número.
El valor 1 corresponde al 1 de enero de 1900 (para comprobarlo, si escribimos 1 y le aplicamos el formato Fecha, en la celda veremos 01/01/1900); por lo tanto, el valor numérico de las demás fechas será la cantidad de días que hay entre la fecha ingresada y el 01/01/1900. Si introducimos fechas anteriores a 1, estas serán interpretadas como texto y no podremos realizar cálculos con ellas. Las fechas, como cualquier número, pueden sumarse, restarse y utilizarse en fórmulas y funciones.
Ya sabemos que al escribir en una celda un dato numérico que pueda interpretarse como fecha, Excel aplicará el formato de fecha correspondiente. Probemos ingresar 15-7-13; en la celda veremos 15/07/2013, porque el valor se entenderá como fecha con el formato dd/mm/yyyy. Si a esa celda ahora le aplicamos un formato de millares, veremos 40.739,00, que es el número correspondiente a esa fecha.
Para volver a aplicar un formato de fecha debemos seleccionar la celda y realizar alguno de estos procedimientos:
- Ir a la ficha Inicio y, en el grupo Número, hacer un clic sobre la flecha del vértice inferior derecho para abrir el cuadro Formato de celdas. Dentro del cuadro, en la solapa Número, seleccionamos la categoría Fecha para ver los distintos formatos predeterminados de fecha. En Tipo, elegimos un formato y obtendremos una vista previa en el recuadro superior Muestra. Luego, pulsamos Aceptar
- Hacer un clic con el botón derecho del mouse y, en el menú que se despliega, seleccionar la opción Formato de celdas… para acceder al cuadro que contiene los formatos disponibles
- Ir a la ficha Inicio y, en el grupo Número, hacer un clic sobre la flecha que se encuentra a la derecha de General. Se desplegará el menú de formato de número y podremos elegir Fecha corta o Fecha larga. Los distintos formatos de fecha que podemos aplicar son:
- Fecha corta: tiene la estructura dd/mm/yyyy o dd-mm-yy. Por ejemplo: 14/02/2012 o 15-02-12
- Fecha larga: su estructura es “dddd, dd” de “mmmm” de “yyyy”. Por ejemplo: viernes, 15 de febrero de 2012. Donde:
- dd y mm son día y mes en números
- yyyy, yy corresponden a año con cuatro o dos dígitos
- dddd es el nombre del día y mmmm es el nombre del mes.
Formatos personalizados
Los formatos personalizados de números y fechas nos permiten crear modelos ajustados a nuestra actividad o necesidad particular. Después de haber visto los formatos de número y fecha predeterminados de Excel, llegó el momento de aprender a generar formatos personalizados. Podemos partir de modelos existentes y modificarlos o crear los nuestros desde cero. Para armar los formatos personalizados, primero debemos conocer cuáles son los caracteres especiales que podemos utilizar.
Crear formatos personalizados
En el paso a paso siguiente vamos a crear un formato numérico que exprese kilogramos, con separador de millar y dos dígitos decimales, aunque sean 0. Los valores negativos aparecerán con signo menos (-) y en rojo; si el valor es 0, se mostrará solo 0 (sin kg) y, en caso de ingresarse texto, se mostrará “dato no admitido”. https://aprendeinformaticas.com/