XPS Document Writer es una impresora virtual que nos resultará de gran utilidad cuando no tengamos instalada una en nuestro equipo. El formato .XPS (XML Paper Specification) permite crear documentos electrónicos que respetan fielmente los formatos originales de fuentes y gráficos, pero no deja modificar ni editar su contenido.
En otras palabras, esta aplicación brinda la posibilidad de crear, ver, enviar, compartir o publicar documentos cuando precisemos que otros usuarios lean la información, pero sin que puedan modificarla. También será de gran ayuda si no disponemos de una impresora física en nuestro equipo y necesitamos imprimir el archivo desde otra computadora. Esto debido a que este formato es fácilmente transportable al generar archivos de tamaño reducido, pero que respetan todas las características de formato del original.
Además, el uso de archivos XPS es recomendable para visualizar en pantalla documentos que contengan gráficos o ilustraciones. Eso dado que evita que las imágenes se vean distorsionadas en monitores con diferentes tipos de resolución.
Es posible crear un documento de este formato en cualquier programa de Office desde el que se pueda imprimir, pero debemos utilizar el Visor de XPS para ver, firmar y establecer permisos del documento. Este visor se encuentra incluido en el sistema operativo a partir de Windows 7. Si tenemos una versión anterior, tendremos que descargar esta aplicación para poder ver esta clase de documentos.
Una de las ventajas más notables de los documentos XPS es que son fáciles de compartir, porque podemos verlos en cualquier equipo en el que se haya instalado un Visor de XPS, incluso si este no posee los programas que usamos para crear los documentos originales.
XPS Document Writer: Crear documento
Para crear un documento .XPS desde Excel, luego de preparar los datos de la hoja de cálculo, vamos a la ficha Archivo y seleccionamos Imprimir. En el panel derecho de la Vista Backstage desplegamos el menú Impresoras, seleccionamos la opción Microsoft XPS Document Writer y hacemos clic en el botón Imprimir.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar el archivo como, donde seleccionamos la carpeta en la que lo queremos almacenar y escribimos un nombre para identificarlo. Finalmente, hacemos clic en Guardar para cerrar este cuadro de diálogo y terminar el proceso.
El archivo creado se ha guardado con la extensión .XPS. Para verlo, imprimirlo o modificar permisos y firmas digitales, debemos hacer doble clic en él, abriéndose en el Visor de XPS. También podemos crear este tipo de archivo desde la opción Guardar como de la ficha Archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como desplegamos el menú Tipo y seleccionamos la opción Documento XPS. Luego, hacemos clic en el botón Guardar.
Insertar símbolos y ecuaciones
Estas herramientas nos permiten insertar ecuaciones predefinidas y símbolos especiales en las hojas de cálculo y, también, crear nuestras propias ecuaciones para luego imprimirlas de manera correcta. Escribir ecuaciones en un programa informático puede ser una tarea compleja, en especial porque en el teclado no encontraremos los símbolos y caracteres especiales necesarios para crear este tipo de expresiones.
Excel –al igual que otros programas de la suite Office, como Word– nos ofrece algunas herramientas que facilitan este proceso. Es importante tener en cuenta que estas herramientas solo permiten la escritura de las ecuaciones y su impresión, pero no su resolución. Para resolver las ecuaciones, debemos utilizar las fórmulas de Excel que ya conocemos.
Insertar ecuaciones
Para insertar ecuaciones en una hoja de cálculo, vamos a la ficha Insertar y, en el grupo Símbolos, hacemos clic directamente en el icono Ecuación. Este nos permite crear una desde cero. Por otro lado, si pulsamos en la flecha que aparece debajo de este icono, se despliega el menú con opciones de formatos típicos de ecuaciones. (Por ejemplo, Teorema de Pitágoras o Fórmula cuadrática).
En la hoja de cálculo veremos un nuevo objeto editable, que podemos modificar para adaptar la expresión a nuestras necesidades. En la cinta de opciones aparecen las fichas contextuales Herramientas de ecuación/Diseño, donde se ubican las herramientas requeridas para editar o construir una ecuación.
Desde el grupo Estructuras podemos crear los formatos necesarios para insertar fracciones, exponentes, radicales o integrales, entre otras opciones. En las herramientas del grupo Símbolos es posible agregar operadores, letras y otros tipos de símbolos especiales para desarrollar la expresión. Es importante tener en cuenta que las ecuaciones se insertarán en cuadros de texto independientes por lo que para borrarlas debemos borrar su marco de texto.
Crear una ecuación
Para escribir una ecuación tenemos que ingresar a la ficha Insertar y, luego, en el grupo Símbolos, hacer clic sobre el icono Ecuación. A continuación, en la hoja de cálculo, veremos que se crea automáticamente un objeto con el texto Escriba aquí la ecuación.
Para comenzar a definir la expresión, desde las fichas contextuales Herramientas de ecuación/Diseño vamos al grupo Estructuras y desplegamos las opciones correspondientes al tipo de ecuación que deseamos escribir. Luego, seleccionamos cada una de las partes de la expresión y las modificamos escribiendo los caracteres necesarios o insertando caracteres especiales desde el grupo Símbolos de esta misma ficha.
Insertar símbolos
Si necesitamos utilizar en nuestras planillas algunos caracteres especiales que no se encuentran disponibles en el teclado, tenemos que dirigirnos al grupo Símbolos de la ficha Insertar y, luego, hacer un clic en Símbolo. A continuación, en la solapa Símbolos del cuadro de diálogo que se abre, encontraremos elementos tales como ≥ o ∑, y desde la solapa Caracteres especiales podemos insertar el símbolo de copyright © o el de marca comercial ™, entre otros elementos.
Vista preliminar e impresión
En algunas ocasiones, la impresión de las hojas de cálculo sigue siendo necesaria, tanto como archivo de consulta como para su presentación y exposición. Para lograr una presentación profesional de las planillas de cálculo impresas, deberemos aprender a configurar diferentes parámetros de impresión, que veremos a continuación.
Área de impresión
Para empezar, definiremos qué es un área de impresión. Cuando tenemos una hoja con datos y pulsamos el botón Imprimir de la ficha Archivo, por omisión, Excel imprimirá todo lo que hay en la hoja de cálculo. Pero si deseamos imprimir solo una parte del contenido, tendremos que definir un área de impresión, es decir, indicar un conjunto de celdas determinado.
Para hacerlo, seleccionamos el rango de datos para imprimir, luego vamos a la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página. Después, presionamos el botón Área de impresión y elegimos Establecer área de impresión. De este modo, cuando hagamos clic en Imprimir, únicamente obtendremos el sector definido como área de impresión.
Podemos modificar esta área agregando celdas adyacentes. Para hacerlo, seleccionamos el rango que queremos adicionar y elegimos la opción Agregar al área de impresión dentro del menú que se despliega al presionar Área de impresión. También es posible crear diferentes áreas de impresión en una misma hoja de cálculo si seleccionamos rangos no adyacentes. Cada una de ellas se imprimirá en una página separada.
Si queremos volver a imprimir la totalidad de la planilla, deberemos borrar el área de impresión. Para esto, hacemos clic en alguna de las celdas del área y, luego, seleccionamos la opción Borrar área de impresión del menú desplegable Área de impresión. Con esta acción eliminaremos todas las áreas que hayamos definido en la hoja de cálculo.
Saltos de página
Cuando queremos imprimir una planilla cuyo contenido excede el tamaño de una página, Excel la divide en diferentes secciones según los parámetros de configuración predeterminados. Esto es lo que se denomina paginación automática. Podemos ver los saltos de página presionando Ver salt. Pág del grupo Vistas de libro de la ficha Vista.
Los saltos de página automáticos se indican en la pantalla con líneas de puntos azules. También es posible realizar una paginación manual, es decir, especificar dónde deseamos ubicar los saltos de página, en vez de dejar que lo haga Excel.
Los saltos se insertan arriba y a la izquierda de la celda seleccionada. Entonces, para realizar un salto manual, primero seleccionamos la celda adecuada y, luego, presionamos el botón Saltos del grupo Configuración de página, en la ficha Diseño de página. En el menú desplegable elegimos Insertar salto de página. Los saltos manuales se muestran en la pantalla con líneas gruesas azules.
De esta manera, podemos realizar saltos de página verticales y horizontales en nuestras hojas de cálculo. Los saltos de página manuales se mantendrán, incluso, si insertamos o borramos celdas por encima o a la izquierda de los saltos.
Si queremos eliminar un salto manual, seleccionamos la celda que se encuentra debajo y a la derecha de la línea gruesa azul y, luego, pulsamos Quitar salto de página del menú desplegable del botón Salto. Para eliminar todos los saltos de página manuales, elegimos Restablecer todos los saltos de página del mismo menú.
Ajustar área de impresión
Ahora veremos cómo ajustar el tamaño del área de impresión respectivo de XPS Document Writer. Excel nos permite modificarlo de dos maneras: ajustando la planilla según una cantidad de páginas determinadas o definiendo un porcentaje de escala.
Estas opciones se encuentran en el grupo Ajustar área de impresión dentro de la ficha Diseño de página. Mediante Ancho y Alto elegimos la cantidad de páginas en las que queremos distribuir el contenido. Por omisión figura Automático. Con la opción Escala es posible indicar un porcentaje, desde 10% hasta 400%.
Para poder usarla, debemos tener las opciones Ancho y Alto en Automático. Excel adaptará el tamaño de la fuente para que la impresión se ajuste a la cantidad de páginas o al porcentaje indicados. Es decir, reducirá o ampliará el tamaño de los datos que se van a imprimir en una página.
Títulos de filas y columnas
Cuando tenemos una planilla extensa, es conveniente repetir los encabezados de las columnas y filas a modo de título en cada una de las hojas impresas. Para hacerlo, usamos la opción Imprimir títulos de la ficha Diseño de página/Configurar página y, en el cuadro de diálogo que se abre, indicamos las filas y las columnas que queremos que se repitan.
Líneas de cuadrícula y encabezados
Dentro de la ficha Diseño de página encontramos el grupo Opciones de la hoja. Dicho grupo, mediante la activación de sus casillas de verificación, nos permitirá imprimir algunos elementos de la interfaz de Excel.
Vista previa
Antes de imprimir una planilla de cálculo es aconsejable obtener una vista previa de ella, para asegurarnos de que saldrá como deseamos. Para esto, vamos a la ficha Archivo y seleccionamos Imprimir.
En el panel de la derecha encontraremos las opciones para configurar la impresión y una imagen de la hoja que se modificará según los parámetros configurados.
Configurar página
Veremos cómo podemos lograr una impresión profesional de las planillas que facilite su lectura mediante la determinación de las opciones de configuración de página. En el siguiente Paso a paso explicamos cómo usar las opciones de la herramienta Configurar página para definir las características de impresión de las hojas de cálculo.
En este apartado es posible:
- Seleccionar el tamaño y la orientación del papel (vertical u horizontal)
- Establecer la medida de los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho
- Y obtener una vista preliminar para asegurarnos de que la hoja saldrá impresa como queremos.
Ya en nuestro ejemplo disponemos de un listado con las notas de los alumnos de la materia Informática. Este posee un encabezado con el nombre del instituto y la materia. Luego, tenemos una tabla con los nombres de los alumnos, las notas durante cada uno de los trimestres, el promedio y la condición.
