El formato de celdas de Excel nos permite no solo realizar cuentas. De hecho, también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante. De esta forma, con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.

Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

  • Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Cosas a tener en cuenta con la fuente

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

  • Estilo. Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva
  • Tamaño. Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien digitarlo directamente una vez situados en el recuadro
  • Subrayado. Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado
  • Color. Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra
  • Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda
  • Fuente normal. Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

  • Cambiar los estilos:
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

Alineación en el formato de celdas

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

  • Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación
  • Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación:
Aparecerá la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
formato de celdas

Las opciones de la ficha son:

Alineación del texto Horizontal:

Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

formato de celdas

GENERAL. Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría). Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR. Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de estas.

DERECHA (Sangría). Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

RELLENAR. Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR. Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

Opciones complementarias

CENTRAR EN LA SELECCIÓN. Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

DISTRIBUIDO (Sangría). El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.

Alineación del texto Vertical

Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

formato de celdas

SUPERIOR. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de estas.

CENTRAR. Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de estas.

JUSTIFICAR. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

DISTRIBUIDO. Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario, amplía el tamaño de la celda.

formato de celdas

Opciones complementarias:

Orientación. El formato de celdas ermite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto. Por defecto, si introducimos un texto en una celda y este no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido. Esto pues, si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en esta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar. Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas. Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto. Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

formato de celdas

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y a continuación nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

formato de celdas

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
  2. Seleccionar la pestaña Inicio.
  3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
  4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
  5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
  6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
  7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
    Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

  • Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas
  • Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas
  • Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección
  • Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,…) hacer clic sobre los botones correspondientes.

⚠️ ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados. En caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

  • Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
  • Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

Rellenos en formato de celdas

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

formato de celdas

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

  1. Seleccionar la pestaña Inicio
  2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente
  3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno
  4. Aparecerá la ficha de la derecha
  5. Elegir las opciones deseadas del recuadro
  6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar
    Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

  • Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin color
  • Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas. Aprende informática desde cero