Al trabajar en Excel, necesitaremos copiar y pegar el contenido de una celda, un rango, una fila o una columna en otro lugar. Para hacerlo, seleccionamos el sector de la hoja que queremos copiar, vamos al grupo Portapapeles de la ficha Inicio y presionamos Copiar. También podemos hacerlo con el teclado, pulsando simultáneamente la combinación de teclas CTRL + C.
Con esta acción, llevamos a la memoria del Portapapeles el rango seleccionado. Este quedará marcado con un recuadro titilante. A continuación, nos posicionamos en la celda de destino (en el caso de un rango, debe ser la celda superior izquierda) y presionamos Pegar del grupo Portapapeles o las teclas CTRL + V.
El contenido de las celdas de origen quedará duplicado en las de destino. Siguiendo el mismo método, si en vez de copiar queremos mover las celdas, utilizamos el botón Cortar o las teclas CTRL + X. Todas las opciones del grupo Portapapeles están disponibles dentro del entorno Windows y funcionan de manera similar en las distintas aplicaciones.
Siempre y cuando el programa lo admita, podremos copiar, cortar y pegar información de un programa a otro. La flecha situada en el extremo inferior derecho del grupo Portapapeles da acceso a su contenido. Al hacer clic sobre ella se abre el panel Portapapeles con la lista de elementos copiados listos para ser utilizados.
Copiar y pegar en Excel: mover datos con el mouse
En Excel, podemos usar muy pocos datos o cientos de millones, por eso copiar, pegar y mover datos son acciones que realizaremos con frecuencia. Durante el proceso de construcción de una hoja de cálculo, iremos haciendo diferentes ajustes, pequeños o grandes cambios y, también, correcciones.
Tendremos que copiar, pegar y mover textos, imágenes, gráficos, tablas y diversos elementos. Para mover el contenido de una celda o un rango, primero tenemos que seleccionarlo. Luego, ubicamos el cursor sobre el borde verde y cuando este se convierte en una flecha de cuatro puntas, lo arrastramos hacia el sector donde queremos ubicar los datos. Para copiar, debemos dejar presionada la tecla CTRL mientras arrastramos.
Atajos de teclado
Los atajos de teclado permiten realizar diversas acciones en base a la selección de dos o más teclas a la vez. A continuación, detallaremos los atajos de teclado más utilizados en Excel 2013:
- CTRL + SHIFT + Barra espaciadora: selecciona toda la hoja
- CTRL + SHIFT + flechas izquierda o derecha: selecciona todo el contenido de una fila desde la celda activa
- CTRL + SHIFT + flechas arriba o abajo: selecciona la totalidad del contenido de la columna desde la celda activa
- CTRL + Barra espaciadora: selecciona la columna correspondiente a la celda que se encuentra activa.
Cancelar selecciones
Si bien es importante conocer cómo seleccionar celdas y rangos, también lo es el procedimiento contrario, es decir, cancelar una selección. Cuando ya aplicamos procedimientos sobre celdas seleccionadas o nos hemos equivocado en la selección actual debemos cancelar la selección. Para ello, basta con hacer clic con el mouse en cualquier celda de la hoja, y la selección quedará sin efecto.
Ingresar y editar datos
Al comenzar una planilla nueva en Excel, la celda activa es la A1. Si escribimos un número o un texto, estamos ingresando datos en ella. Así de sencillo resulta registrar datos. Vamos a familiarizarnos con esta tarea y a aprender, además, a modificar el contenido presente o a eliminarlo, según nuestras necesidades.
Ingreso
Para asegurarnos de ingresar datos en una celda es indispensable que esta se encuentre seleccionada como activa. Por lo tanto, con el puntero del mouse nos posicionamos sobre ella y hacemos un clic para que quede seleccionada y activa. Un recuadro más grueso diferencia la celda activa del resto. Podemos trasladarnos desde una celda activa a otra usando las flechas del teclado.
Una vez en la posición deseada, escribimos el dato que queremos ingresar, teniendo en cuenta las consideraciones explicadas sobre los distintos tipos de contenido. Durante el proceso de ingreso, los caracteres que vamos escribiendo se muestran en la celda activa y también, en la Barra de fórmulas, que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo.
Al terminar de ingresar el dato, presionamos la tecla ENTER. También podemos pulsar TAB, movernos con las flechas del cursor a otra posición, presionar en la Barra de fórmulas el botón Introducir o hacer clic con el mouse en otra celda. Cualquiera de estas alternativas hará que el dato quede almacenado en la celda respectiva.
Si aún no hemos validado el dato y presionamos la tecla ESC, cancelaremos lo que estábamos ingresando, y la celda quedará tal como estaba antes de nuestra intervención.
Modificar
En cuanto a copiar y pegar datos, para modificar un dato ingresado, podemos sobreescribirlo o editarlo. La primera opción ocurre cuando comenzamos a escribir en una celda que ya contiene información. En ese caso, los nuevos datos reemplazarán por completo el contenido anterior. Por ejemplo, si en la celda A1 tenemos la palabra Inicio, nos situamos otra vez sobre ella, escribimos Final y presionamos ENTER, el texto original será reemplazado por el nuevo.
La opción de edición nos permite modificar una porción del contenido de la celda seleccionada sin tener que borrar o sobrescribir el dato anterior. Si hacemos doble clic en la celda que queremos modificar, habilitamos el modo Edición y entonces, podemos trasladarnos con las flechas izquierda y derecha sobre el contenido de la celda, ya sea un texto, un número o una fórmula.
Al borrar los caracteres con SUPR o BACKSPACE, o insertar otros nuevos entre dos existentes o al final de la cadena, podemos rescribir la porción de una fórmula, un texto o un número. Una vez finalizado el proceso, validamos los cambios con ENTER.
En modo Edición, las flechas del cursor no nos permiten trasladarnos hacia otras celdas. Solo podremos movernos dentro del contenido de la celda actual para hacer las modificaciones necesarias. Otra manera de editar una celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa.
En este caso también podemos presionar ESC para cancelar la edición y volver al contenido original de la celda sin considerar los cambios introducidos. Tengamos presente que cuando estamos modificando el contenido de una celda que contiene una fórmula de cualquier tipo, la sintaxis de la fórmula será visible tanto en la Barra de fórmulas como en la celda, pero no su resultado. Una vez finalizado el proceso, en la Barra de fórmula seguiremos viendo la sintaxis y en la celda, el resultado.
Borrar
Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes formas de hacerlo. Primero debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y luego, presionamos la tecla SUPR, las celdas seleccionadas quedarán vacías.
Otra posibilidad es pulsar el botón derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas y, en el menú que se despliega, elegir la opción Borrar contenido.
También, desde la opción Borrar del grupo Modificar, en la ficha Inicio, podemos utilizar Borrar todo, que elimina el contenido, los comentarios y el formato de la celda; o seleccionar Borrar contenido, que no borrará los formatos ni los comentarios de la selección.
La opción Borrar formato elimina solo el formato de la celda, pero no el contenido; en tanto que Borrar comentarios elimina solo los comentarios. Le invitamos a que visite la página principal de informática y pueda aprender mucho más sobre este interesante y maravilloso mundo.