Excel para RRHH. Microsoft Excel es una herramienta imprescindible a la hora de gestionar los datos de los empleados, realizar un seguimiento de las métricas de contratación y evaluar las tendencias de la mano de obra.
El dia de hoy veremos cómo los profesionales de RR.HH. pueden utilizar Excel para ayudar en la contratación y la gestión de personal. Repasaremos las diferentes funciones y características de Excel que pueden utilizarse para mejorar la toma de decisiones y agilizar las operaciones de RRHH.
Conceptos básicos de Excel para RRHH
En primer lugar, antes de adentrarnos en cómo utilizar Excel para la contratación y la gestión de empleados, vamos a tratar algunos aspectos básicos de Excel que todo profesional de RR.HH. debería conocer.
Comprender la terminología de Excel
Con Excel, los usuarios pueden organizar, analizar y manipular datos. Estos son algunos términos clave que deberías conocer:
- Libro de trabajo: Un archivo que contiene una o más hojas de trabajo.
- Hoja de cálculo: Una única hoja de cálculo dentro de un libro de trabajo.
- Celda: La intersección de una fila y una columna. Las celdas se utilizan para almacenar datos.
- Rango: Un grupo de celdas.
- Fórmula: Expresión matemática utilizada para realizar cálculos.
- Función: Una fórmula predefinida que realiza un cálculo específico.
- Gráfico: Una representación visual de los datos.
Funciones y fórmulas básicas
El programa Excel dispone de una amplia gama de funciones y fórmulas que los profesionales de RR.HH. pueden utilizar para realizar cálculos y análisis. Estas son algunas de las funciones más utilizadas:
- SUMA: Permite sumar un rango de celdas.
- PROMEDIO: Realiza la media de un rango de celdas.
- CONTAR: Contabiliza el número de celdas que contienen datos numéricos.
- SI: Verifica si una condición es verdadera o falsa, y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si es falsa.
Ordenar y filtrar datos
Desde Excel se pueden ordenar y filtrar datos para identificar rápidamente información específica. A continuación se muestran algunas formas de ordenar y filtrar datos en Excel:
- Ordenar de A a Z o de Z a A: Ordena los datos en orden ascendente o descendente.
- Filtrar por selección: Filtra los datos basándose en la celda seleccionada.
- Filtrar por Criterios: Filtra los datos basándose en criterios específicos.
Formato con condiciones
Mediante el formato condicional, los usuarios pueden resaltar celdas en función de criterios específicos. El formato condicional, por ejemplo, puede utilizarse para resaltar celdas que contengan un valor especificado o celdas que se encuentren dentro de un rango concreto. Esto puede ayudarle a detectar tendencias y valores atípicos en sus datos.
Uso de Excel para la contratación
Para los responsables de RR.HH., la contratación es una actividad esencial, y Excel puede ser una gran herramienta para almacenar información sobre los candidatos y analizar los KPI de contratación. He aquí algunos ejemplos de cómo utilizar Excel para la selección de personal:
Elaboración de un seguimiento de candidatos
Se puede usar Excel para crear un rastreador de candidatos que incluya información como el nombre del candidato, el puesto solicitado, su currículum y el estado de la entrevista.
Puedes identificar rápidamente qué candidatos son los más cualificados y cuáles requieren una mayor revisión mediante el uso de filtros y formato condicional.
Métricas de análisis de la contratación
Asimismo, Excel puede medir datos de contratación como el tiempo de contratación, el coste por contratación y el ratio de solicitudes de contratación. Puede encontrar áreas de mejora en su proceso de contratación y tomar decisiones basadas en datos examinando estas métricas.
Mejoras en los procesos de contratación
Al automatizar las operaciones repetitivas y disminuir los errores, Excel puede ayudar a agilizar los procesos de contratación.
Por ejemplo, puede utilizar Excel para crear plantillas de correo electrónico para enviar invitaciones a entrevistas o cartas de rechazo y, a continuación, utilizar macros para automatizar el proceso de envío de estos correos electrónicos a varios candidatos al mismo tiempo.
Excel para la gestión de recursos humanos
En cuanto son contratados, los profesionales de Recursos Humanos deben gestionar sus datos, su rendimiento y su formación. Excel puede utilizarse para hacer un seguimiento de estos datos y generar informes y cuadros de mando. He aquí algunos ejemplos de cómo utilizar Excel para la gestión de personal:
Gestión de la información de los empleados
Puede utilizarse Excel para crear una base de datos que contenga información sobre los empleados, como su nombre, cargo, departamento e información de contacto.
De igual manera, acceder rápidamente a información específica sobre los empleados y verificar que los datos son coherentes y están actualizados utilizando filtros y formato condicional.
Seguimiento del rendimiento de los empleados
También se pueden controlar con Excel los indicadores de rendimiento de los empleados, como la asistencia, la productividad y las ventas. Puede visualizar patrones en el rendimiento de los empleados y descubrir áreas de mejora construyendo tablas y gráficos.
Desarrollo y formación de los empleados
Es posible utilizar Excel para realizar un seguimiento de la formación y el desarrollo de los empleados, como los cursos realizados, las certificaciones obtenidas y las evaluaciones de rendimiento.
Asi mismo identificar rápidamente a los empleados que necesitan más formación u oportunidades de crecimiento utilizando el formato condicional y los filtros.
Creación de informes y cuadros de mando
En Excel se pueden crear informes y cuadros de mando que proporcionan una visión general de los datos de RR.HH. a alto nivel. Puede evaluar y visualizar fácilmente datos como el recuento de personal, la tasa de rotación y los gastos de formación utilizando tablas dinámicas y gráficos.
Mejores prácticas para el uso de Excel en Recursos Humanos
Resulta fundamental seguir las mejores prácticas básicas a la hora de utilizar Excel para las actividades de Recursos Humanos. He aquí algunos consejos:
Mantener datos coherentes
Garantizar la fiabilidad de los análisis y los informes, asegurándose de que los datos se introducen de forma coherente en todas las hojas de cálculo.
El formato debe ser simple y directo
A fin de facilitar la comprensión y el análisis de los datos, utilice un diseño básico y sencillo. Evita utilizar demasiados colores o fuentes confusas.
Mantener a salvo la información confidencial
Utiliza protección por contraseña y restringe el acceso a datos sensibles para mantener a salvo la información confidencial.
Haga copias de seguridad de sus datos con regularidad
Haga copias de seguridad de sus datos con regularidad para evitar la pérdida de datos en caso de caída del sistema u otro tipo de pérdida de datos.
Finalmente, excel es una herramienta imprescindible para los profesionales de RR.HH. porque les permite gestionar datos de personal, realizar un seguimiento de las métricas de contratación y analizar las tendencias de la mano de obra.
Los profesionales de RR.HH. pueden utilizar las funciones y características de Excel para agilizar las operaciones, mejorar la toma de decisiones y generar informes y cuadros de mando.
Si sigue las prácticas recomendadas para utilizar Excel en RR.HH., se asegurará de que sus datos sean precisos, coherentes y seguros.
A continuación puedes meditar en las siguientes preguntas:
¿Cómo puede utilizarse Excel para mejorar la eficacia de los procesos de contratación?
Permite establecer un registro de candidatos con información como el nombre del candidato, el puesto solicitado y el estado de la entrevista, así como automatizar operaciones como el envío de invitaciones a entrevistas o de cartas de rechazo.
¿Cómo puede Excel garantizar la seguridad de los datos de RRHH?
Mediante la protección por contraseña y la restricción del acceso a los datos sensibles se puede mantener a salvo la información confidencial.
¿Es posible crear informes y cuadros de mando para los datos de RRHH en Excel?
Sí, utilizando tablas dinámicas y gráficos, Excel puede utilizarse para crear informes y cuadros de mando que ofrezcan una visión general de alto nivel de los datos de RRHH.
