Las funciones básicas de Excel poseen una gran cantidad de herramientas para diferentes usos. Conocer algunas de ellas con profundidad nos permitirá resolver tareas complejas con sencillez.

Una de las características que hacen de Excel una herramienta tan potente (y fascinante) es la interminable variedad de formas en que podemos combinar las funciones en nuestras fórmulas, creando soluciones eficaces que nos permitirán resolver problemas complejos con rapidez.

Qué es una función

Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función. Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas, valores constantes, fórmulas u otras funciones.

La sintaxis de una función debe contener los siguientes elementos y en el orden que detallamos:

  1. El signo igual (=) o el signo más (+)
  2. El nombre de la función
  3. Paréntesis de apertura
  4. Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto dependerá de la configuración regional del sistema operativo
  5. Paréntesis de cierre. Cualquiera sea la función que utilicemos, esta siempre deberá respetar la siguiente estructura: =Nombre de la función(argumento1;argumento2).

Podemos utilizar las funciones para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto simples como complejas. Por ejemplo, si queremos sumar los valores de las celdas C3 hasta C8, podemos escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+): =C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8 También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que queremos sumar: =SUMA(C3:C8) Con ambas fórmulas llegamos al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la última.

Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresamos separándolos con punto y coma (;) o coma (,). Por ejemplo: =CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO)

Esta función contiene cuatro argumentos. La función MAX solo necesita un argumento: =MAX(A2:B4) El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay algunas que no requieren ningún argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que devuelve la fecha actual.

Ventana Insertar función

Sabemos que las diferentes funciones que presenta Excel se encuentran agrupadas por categorías en la Biblioteca de funciones. Ahora veremos cómo podemos utilizar una función. Primero debemos ubicarnos en la celda donde queremos obtener el resultado y, luego, pulsar el botón Insertar función, ya sea desde la Barra de fórmulas o desde la Biblioteca de funciones.

A continuación, se abrirá la ventana Insertar función, el asistente que nos guiará en el proceso de creación de la sintaxis de la función.

Veamos las opciones que ofrece esta ventana:
  • Buscar una función: en este cuadro podemos escribir el nombre de la función o una breve descripción del cálculo que queremos hacer, y luego, pulsamos el botón Ir. En el cuadro Seleccionar una función aparecerán listadas todas las funciones relacionas con la descripción que hemos ingresado.
  • O seleccionar una categoría: si conocemos la categoría a la que pertenece la función que buscamos, podemos desplegar el menú de esta sección y seleccionarla. A continuación, en el cuadro Seleccionar una función aparecerá el listado de las funciones que pertenecen a la categoría elegida. Si seleccionamos la categoría Todo, en el listado figurarán todas las funciones que posee Excel. Si elegimos Usadas recientemente, accederemos a las últimas funciones utilizadas.
  • Seleccionar una función: en este sector podemos desplazarnos mediante la barra derecha para buscar la función. Si seleccionamos cualquiera de las funciones, debajo aparecerá su descripción y sintaxis. Una vez que elegimos la función, pulsamos Aceptar y se abrirá la ventana Argumentos de función, que nos indicará la cantidad y el tipo de argumentos requeridos. Aquí podremos ingresar un valor, una referencia de celda o minimizar la ventana y directamente seleccionar la celda o el rango en la hoja de cálculo.

funciones básicas Con respecto a las funciones básicas, en la celda donde comenzamos el proceso para insertar la función aparecerá el resultado. Y, si nos colocamos en ella, podremos ver la sintaxis de la función en la Barra de fórmulas.

Distintas formas de insertar funciones básicas

En Excel podemos insertar funciones de diferentes maneras. Veremos cuáles son las posibilidades y analizaremos las características y las ventajas de cada una.

  • Desde la celda: esta es la opción más rápida para crear una función, pero también la que requiere un poco más de experiencia de nuestra parte. Para escribir directamente la función, debemos hacer un clic en la celda donde queremos insertarla, ingresar el signo igual (=) desde el teclado y, a continuación, el nombre de la función.

Al ingresar la primera letra del nombre de la función, aparecerá un asistente con el listado de las funciones que comienzan con esa letra. Si hacemos un clic sobre el nombre de alguna de estas funciones, veremos un pequeño cuadro que nos indicará qué operación realiza. Para elegir una función, debemos hacer doble clic sobre ella.

Una vez que la seleccionamos, en la celda, a continuación del nombre, aparecerá un paréntesis de apertura y una indicación de los argumentos que necesita la función. Seleccionamos el rango de celdas para completar los argumentos y pulsamos ENTER.

funciones básicas

Opciones disponibles:
  • Barra de fórmulas: primero debemos seleccionar la celda donde queremos ingresar la función, luego hacemos un clic en el símbolo de Insertar función de la Barra de fórmulas. Se abrirá la ventana Insertar función, que nos guía en el armado de la función.
  • Biblioteca de funciones: desde la ficha Fórmulas de la cinta de opciones, accedemos al grupo Biblioteca de funciones. Aquí podemos utilizar el botón Insertar función, que abrirá la ventana del mismo nombre, o bien desplegar los botones de cada categoría, seleccionar la función que buscamos y luego, completar los argumentos requeridos dentro de la ventana Argumentos de función.
  • Botón Autosuma: se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Si lo pulsamos directamente, inserta la función SUMA, pero si hacemos un clic en la flecha de la derecha para desplegar el menú, podemos elegir otras funciones, como PROMEDIO, CONTAR, MÁXIMO y MÍNIMO, o también acceder a la ventana Insertar función, si seleccionamos la opción Más funciones.

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