Seguridad

En cuanto a seguridad, aprenderemos a evitar que personas no autorizadas accedan a la lectura y la modificación de los datos contenidos en nuestro archivos. También explicaremos la forma de compartir libros de modo seguro y aplicar un control de cambios. (Esto para identificar las modificaciones introducidas por cada usuario). Por último, utilizaremos Visual Basic para ocultar las hojas de cálculo de manera efectiva.

Archivos seguros

Para evitar que nuestros libros sean abiertos y modificados por otras personas, debemos aplicarles alguna de las opciones de seguridad que brinda Excel. La seguridad es una preocupación fundamental cuando trabajamos con una computadora, por eso es necesaria la instalación de antivirus y firewalls. Pero eso no es todo, ya que debemos poner especial atención en el cuidado de los archivos.

La gran cantidad de fórmulas, tablas, gráficos y la complejidad que puede tener un archivo de Excel hacen que sea preciso proteger las hojas de cálculo, para que otros usuarios no puedan alterar su contenido. Pensando en esto, Microsoft presenta una serie de opciones desarrolladas para dotar a los archivos del nivel de seguridad necesario.

Opciones de seguridad

Excel propone diferentes alternativas para proteger los libros y las hojas de cálculo. Para acceder a ellas, debemos ir a la ficha Archivo y pulsar la opción Información; luego, en Permisos, seleccionamos Proteger libro. Se desplegará una serie de opciones que describimos a continuación.

• Marcar como final. Permite configurar un libro para que se presente como de solo lectura. Un archivo de este tipo no puede ser editado por los usuarios, aunque sí es posible acceder a él y revisar su contenido. Si marcamos un libro de Excel como final, serán deshabilitados los comandos de edición y escritura, así como también las marcas de revisión
• Cifrar con contraseña. Podemos proteger un libro mediante la habilitación de una contraseña. De esta forma, cada vez que necesitemos acceder al archivo, será necesario escribir la clave
• Proteger hoja actual. Brinda la posibilidad de proteger una hoja específica de un archivo de Excel. Podemos habilitar una protección por contraseña y desactivar opciones específicas, como la aplicación de formato o la modificación de determinadas áreas de la hoja
• Proteger estructura del libro. Se trata de una interesante opción, ya que permite seleccionar una contraseña para proteger la estructura de un libro de Excel. De este modo, los usuarios no podrán eliminar o agregar hojas, así como tampoco cambiar su ubicación
• Restringir el acceso. Esta opción es adecuada para limitar los permisos de edición, impresión y copia de diferentes usuarios. Para poder utilizarla, es necesario suscribirse al servicio Information Rights Management, que se encarga de verificar la autenticidad de las credenciales de los usuarios a través de un servidor
• Agregar una firma digital. Permite insertar una firma digital en nuestros libros, que puede ser tanto visible como invisible. Las firmas digitales son marcas cifradas que autentican diferente clase de información digital, como documentos, macros y correos electrónicos.

Cifrar con contraseña

De todas las opciones de seguridad mencionadas en los párrafos anteriores, el cifrado mediante una contraseña es la alternativa más utilizada. Esto ya que nos permite proteger el contenido de un libro de Excel completo de manera muy simple. Esta opción nos brinda la posibilidad de establecer dos tipos de contraseña: una de apertura y otra de escritura.

La primera solo evita que los usuarios que desconozcan la clave accedan a un libro, en tanto que la segunda permite abrir el libro en modalidad de solo lectura, pero evita su edición involuntaria. Para establecer una contraseña, una vez que tenemos nuestro libro de Excel, debemos hacer clic en Guardar como.

En el cuadro de diálogo que se abre, elegimos la ubicación y el nombre del archivo; luego, pulsamos la opción Herramientas, ubicada junto al botón Guardar y, en el menú que se despliega, seleccionamos Opciones generales… Se abrirá una ventana donde escribimos la contraseña de apertura y la de escritura; luego, tenemos que confirmarlas.

La contraseña de apertura también puede establecerse desde la opción Proteger libro, que se encuentra en la ficha Archivo dentro de la opción Información. Después de hacerlo, el archivo de Excel quedará protegido.

Desde ese momento, cada vez que queramos abrir el libro, una ventana nos indicará que se encuentra protegido. Por lo tanto, tendremos que escribir la contraseña requerida para que el proceso de apertura se complete. De la misma forma, será necesario escribir la contraseña de escritura para editar el archivo.

Si deseamos quitar la contraseña aplicada, debemos ingresar en las opciones anteriormente mencionadas, borrar los caracteres, aceptar y guardar los cambios. De este modo, la próxima vez que se intente abrir el archivo ya no será necesario introducir la contraseña.

Proteger una hoja

Cuando trabajamos en Excel con información que no debe ser modificada sin nuestra autorización, es una buena práctica proteger las hojas de cálculo. Aquí veremos cómo hacerlo. Como sabemos, Excel nos ofrece una gran variedad de herramientas y opciones que nos ayudarán a realizar las más diversas tareas.

Al haberlas aplicado para armar nuestras planillas con fórmulas, tablas, gráficos y formatos, es importante mantener la seguridad y conservar el trabajo protegido frente a usuarios no autorizados. (Y, posteriormente, hacer que, aun cuando puedan acceder a él, no tengan la posibilidad de modificarlo).

Para realizar esta tarea, la aplicación brinda diversas alternativas, entre las cuales veremos en detalle la opción de proteger una o varias hojas de cálculo. El uso de esta herramienta es apropiado en aquellos casos en que compartimos un libro con otros usuarios y queremos evitar que ellos modifiquen una hoja determinada. A continuación, explicaremos cómo funciona y cuáles son las diferentes alternativas que ofrece la protección de una hoja.

Aplicar protección

Para proteger la hoja de cálculo en la que estamos trabajando, debemos ir a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, presionar Proteger hoja. También podemos hacer un clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña que contiene el nombre de la hoja por proteger y seleccionar la opción Proteger hoja.

Se abrirá el cuadro de diálogo Proteger hoja, que presenta una serie de opciones. Para comenzar, dejamos seleccionada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, que se encuentra en la parte superior de la ventana. De esta forma, protegeremos todo el contenido de la hoja seleccionada.

Posteriormente, tenemos que ingresar la contraseña que utilizaremos para desproteger la hoja y habilitar su edición. Mientras que la hoja se encuentre protegida, no podremos modificar su contenido, pero sí será posible cambiar la estructura del libro. Es decir, mover las hojas, cambiarles el nombre y hasta eliminarlas.

Opciones de seguridad adicionales

Luego de activar la protección de la hoja de cálculo y de ingresar la contraseña requerida, podemos seleccionar algunas opciones adicionales. Dichas opciones nos permitirán definir el alcance de la protección que tendrá la hoja de trabajo debajo de la casilla Contraseña. Eso para desproteger la hoja encontramos el listado de opciones disponibles.

Al seleccionarlas, habilitaremos la realización de dichas acciones para todos los usuarios de la hoja de cálculo. Si no las marcamos, evitaremos que sean efectuadas. En este sentido, las opciones se refieren a la selección de celdas, la aplicación de formatos, la posibilidad de insertar y eliminar elementos; la utilización de autofiltros y tablas dinámicas y al análisis de datos.

En pocas palabras, de esta manera definimos qué partes de la hoja serán protegidas y qué acciones podrá o no llevar a cabo el usuario. (Por ejemplo, Aplicar formato a celdas, Insertar hipervínculos, Eliminar celdas o Eliminar columnas, entre otras posibilidades). Una vez que hayamos marcado las casillas adecuadas, presionamos el botón Aceptar.

Aseguramiento de Excel

A continuación, Excel nos pedirá que confirmemos la contraseña ingresada. Luego de hacerlo, la hoja quedará protegida con todas las opciones que indicamos. Si ingresamos a las diferentes fichas de las cintas de opciones, notaremos que muchas de las herramientas se encuentran inhabilitadas para impedir que la hoja sea modificada mediante su aplicación.

Es importante tener en cuenta que la protección efectiva y la seguridad de todas las características o partes de una hoja de cálculo dependerá de la selección de las opciones que marcamos en el cuadro de diálogo Proteger hoja. Por lo tanto, es fundamental prestar especial atención al elegir las opciones que deseamos habilitar y aquellas que queremos proteger.

Si este procedimiento es incorrecto, corremos el riesgo de que alguna parte de la hoja quede desprotegida y pueda ser modificada por la intervención de otros usuarios.

Una vez que protegemos la hoja, en el grupo Cambios de la ficha Revisar aparecerá el botón Desproteger hoja, que nos permitirá quitar la protección. Al pulsarlo, deberemos dar la contraseña ingresada y, para finalizar, presionar Aceptar.

Ocultar la hoja protegida

Si la hoja de cálculo que hemos protegido no contiene datos que deban ser vistos y utilizados por otros usuarios, podemos ocultarla para completar el proceso de protección. Para hacerlo, debemos pulsar con el botón secundario del mouse sobre su pestaña y a continuación, en el menú contextual, seleccionar la opción Ocultar. Las características de la protección de la hoja de cálculo dependerán de las opciones que hayamos seleccionado o no en el cuadro de diálogo Proteger hoja.

Proteger libro

Luego de haber aprendido a proteger las hojas de cálculo por separado, conoceremos el procedimiento para resguardar la estructura de un libro completo de Excel. En las páginas anteriores conocimos las opciones generales que nos permiten proteger un archivo de Excel, y también aprendimos el procedimiento necesario para evitar que ningún usuario sin autorización pueda modificar ciertas opciones de una hoja de cálculo en particular.

Ahora veremos cómo mantener la seguridad de la estructura de un libro. Es decir, impedir que cualquier persona pueda realizar tareas tales como agregar o eliminar hojas, y renombrar o mover las existentes.

Por qué proteger un libro

Sabemos que la importancia de proteger una hoja de cálculo dentro de un libro reside en impedir que los usuarios modifiquen la información que ella contiene. Pero ¿qué pasaría si los usuarios eliminaran las hojas o modificaran la organización de los libros? La pérdida de la información y de todo nuestro trabajo seguramente nos causaría un gran perjuicio si no tenemos una copia del archivo en cuestión. Por esta razón, es importante proteger el libro, para impedir que los usuarios hagan cambios no autorizados en su estructura.

Esta es una tarea sencilla, aunque debemos tener en cuenta que se realiza de una sola vez para el archivo completo; por lo tanto, no es posible proteger la estructura de solo algunas hojas y dejar las demás libres. Al igual que sucede con la protección de hojas, es un procedimiento reversible mediante el uso de una contraseña que tendremos que indicar en una parte del proceso.

¿Qué podemos proteger?

La protección de un libro de Excel se divide en dos etapas; es decir, podemos seleccionar el bloqueo de dos grupos de características: la estructura y las ventanas. Es posible seleccionar una de ellas o ambas, de modo que solo estaremos bloqueando lo que consideremos necesario. A continuación, describiremos cada una de las opciones de protección de libros dentro de Excel:

• Estructura:

Esta alternativa nos permite proteger la composición de un libro, es decir, impedirá que se creen o eliminen hojas y que se oculten las existentes. Así, no será posible renombrarlas, copiarlas o moverlas, así como tampoco modificar el color de sus etiquetas. Si alguna de las hojas está oculta, la opción de mostrarla estará desactivada.

Es una alternativa muy importante, porque nos asegurará que la estructura de las hojas que componen el libro se mantenga inalterable hasta que ingresemos la contraseña para efectuar alguna modificación. Debemos tener en cuenta que se trata de una opción que no protegerá el contenido de las hojas, sino solo su estructura.

• Ventanas:

Mediante esta opción, impedimos que se modifique la forma de visualización de las hojas de cálculo en la pantalla. De esta manera, algunas funciones del grupo Ventana de la ficha Vista quedarán deshabilitadas, como Nueva ventana, Inmovilizar, Dividir y Mostrar.

Al seleccionar esta alternativa, no será posible cambiar la vista de las ventanas. Dicho aspecto puede ser importante cuando necesitamos trabajar con varias hojas y hacer que los datos se muestren de una sola vez en la pantalla. Por supuesto, esto sin que el usuario deba desplegar cada una.

Ahora que ya conocemos las alternativas de seguridad en cuanto a la protección de libros dentro de Microsoft Excel, es momento de implementarlas.

Procedimiento de protección de seguridad

Para proteger un libro, nos dirigimos a la ficha Revisar y presionamos Proteger libro; se abrirá el cuadro de diálogo Proteger Libro, que presenta las opciones Estructura y Ventanas. Aquí marcamos las casillas que corresponden a las opciones que deseamos proteger. De manera adicional, este cuadro de diálogo nos permite incluir una contraseña para realizar la activación de las opciones seleccionadas. Una vez que hayamos terminado, hacemos clic sobre Aceptar.

Variantes de protección de seguridad

Sabemos que es muy importante proteger las hojas de cálculo para mantener la seguridad de nuestro trabajo. (Más aún si compartimos los libros de Excel con otros usuarios). En este sentido, podemos realizar diferentes acciones para proteger el contenido de una hoja de Excel.

Es posible especificar qué elementos pueden ser modificados y cuáles no. (Esto para que quienes accedan a nuestras planillas no alteren ciertos datos que necesitamos conservar). En Excel, todas las celdas se encuentran bloqueadas por defecto. Por lo tanto, cuando seleccionamos Proteger hoja, ninguna parte de la hoja podrá ser modificada. Aunque seguramente precisaremos dejar algunas celdas sin protección para que los usuarios actualicen algunos datos.