Las tablas son herramientas que relacionan datos y facilitan el trabajo con ellos mediante sus opciones incorporadas.

Conoceremos las características de las tablas en Excel y las diferencias con un conjunto de datos. Utilizaremos sus herramientas para ordenar, filtrar y buscar información dentro de ellas de manera sencilla. A su vez, también veremos cómo ingresar y actualizar datos en las tablas, provenientes de otras fuentes.

Las tablas relacionan los datos contenidos en una hoja de cálculo y permiten automatizar operaciones para trabajar con la información. Están integradas por columnas denominadas campos y por filas que reciben el nombre de registros.

Sin embargo, no debemos confundirlas con un conjunto de datos ubicado en filas y columnas ya que, cuando utilizamos esta herramienta, Excel nos permite realizar muchas tareas de manera automática, lo cual nos garantiza un ahorro en el tiempo de trabajo.

Por ejemplo, podemos ordenar y filtrar los datos de manera dinámica, ya que estas opciones se incluyen como parte de sus elementos. También se simplifica la aplicación de funciones, porque bastará con escribir la función en una celda y presionar ENTER para que esta se copie en el resto de la columna. Además, es posible seleccionar desde una galería distintos estilos de tabla para aplicar formato en todos sus componentes de manera rápida y fácil.

 

Crear una tabla

Veamos el procedimiento para crear una tabla. Es posible hacerlo de dos maneras: podemos insertar una tabla vacía y luego completar los campos, o generarla a partir de los datos que ya tenemos ingresados en la hoja de cálculo. En ambos casos, debemos ir a la ficha Insertar y, en el grupo Tablas, pulsar el botón Tabla.

Si ingresamos una tabla en blanco, aparecerá un cuadro de diálogo que nos preguntará qué rango queremos que esta ocupe: tendremos que indicar la primera y la última celda o, directamente, seleccionar el rango de celdas en la hoja de cálculo.

En cambio, si insertamos una tabla a partir de datos ya existentes, al pulsar Tabla automáticamente se tomará el rango donde se ubican los datos presentes en la hoja de cálculo y el cuadro de diálogo nos pedirá que lo confirmemos. Podemos ampliar o reducir este rango según nuestras necesidades. Además, el cuadro de diálogo muestra la opción La tabla tiene encabezados.

Si la marcamos, la tabla tomará como encabezado la primera fila del rango. Si no lo hacemos, Excel ingresará un nombre (Columna1, Columna2, etc.) para cada una de las columnas.

Sobre el encabezado

El encabezado de la tabla tendrá un color más oscuro que el resto de las filas. Además, en cada una de las celdas que lo componen se insertarán flechas. Si hacemos clic en alguna de ellas, veremos que se despliega un menú con varias opciones. Podemos filtrar los datos, ordenar alfabéticamente los campos de textos y, en el caso de los campos numéricos, ubicarlos de mayor a menor o viceversa.

Si no tuviéramos una tabla y, simplemente, estuviésemos trabajando con un conjunto de datos ubicados en un rango de celdas, para realizar alguna de estas tareas necesitaríamos efectuar mayor cantidad de pasos y combinar diferentes herramientas para obtener los mismos resultados. De esta manera, comprobamos el potencial de las tablas, que facilitan y reducen el tiempo de nuestro trabajo.

Columna calculada

Dijimos que las tablas realizan muchas tareas de manera automática. Una de ellas es la Columna calculada, que se genera cuando en una celda escribimos una fórmula. Luego, al pulsar ENTER, se completan las demás celdas de la columna. Si queremos evitar esta acción, presionamos el icono de autocorrección para deshacer o detener la creación automática de columnas calculadas.

Diferentes opciones

Como dijimos anteriormente, una vez que insertamos una tabla podemos cambiar su formato y estructura. Debemos posicionarnos en cualquier celda de esta para activar la ficha Diseño, que pertenece a Herramientas de tabla, y acceder a las diferentes opciones. Dentro de esta ficha encontramos los siguientes grupos de herramientas:

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  • Propiedades: en este sector asignamos un nombre a la tabla y también podemos modificar su tamaño.
  • Herramientas: permiten crear una tabla dinámica, eliminar los registros duplicados y volver a convertir la tabla en un rango.
  • Datos externos de la tabla: las opciones de este grupo están disponibles si la tabla proviene de una fuente externa.
  • Opciones de estilo de tabla: desde este sector es posible realizar cambios en la estructura de la tabla, como quitar el encabezado y agregar una fila de totales, entre otras.
  • Estilos de tabla: en este grupo podemos elegir el formato de tabla que vamos a utilizar. Si hacemos clic en la flecha inferior izquierda, desplegamos las posibles combinaciones predeterminadas, que están divididas en tres grupos: Claro, Medio y Oscuro. También encontramos la opción Nuevo estilo de tabla…, con la cual podemos crear un estilo personalizado para adaptarlo a nuestro gusto.

Herramientas de tabla

Estas herramientas aparecen en la cinta de opciones cuando creamos o seleccionamos una tabla y mediante ellas podemos modificar su estructura y formato. Anteriormente enumeramos los grupos que integran la ficha Diseño; ahora veremos en detalle cada una de sus opciones.

Esta ficha se encuentra en las Herramientas de tabla, que se hacen visibles en la cinta de opciones únicamente cuando hemos insertado una tabla y nos posicionamos en cualquier lugar de ella. Dentro de esta ficha hay cinco grupos que nos permitirán modificar las características de las tablas; los describimos a continuación.

Propiedades

El grupo Propiedades tiene dos opciones que nos permiten cambiar el nombre y el tamaño de la tabla. Inicialmente, la tabla que insertamos se llama, por defecto, Tabla1. Sin embargo, desde “Nombre de la tabla:” podemos darle uno nuevo, que sea más apropiado y específico para su contenido.

La única condición es que el nombre sea una sola palabra o que no contenga espacios intermedios. Se recomienda usar un guión bajo (_) para unir los elementos de un nombre compuesto. Al pulsar Cambiar tamaño de la tabla aparece un cuadro de diálogo donde debemos seleccionar un nuevo rango, si necesitamos modificar sus dimensiones.

También podemos hacerlo sin tener que recurrir a esta opción, mediante la flecha que se ubica en la celda inferior derecha de la tabla. Si hacemos un clic sostenido sobre ella y arrastramos el mouse, ampliaremos o reduciremos el tamaño de la tabla.

Tengamos en cuenta que no es posible cambiar las dimensiones de la tabla en sentido horizontal y vertical al mismo tiempo, sino que debemos hacerlo en dos pasos: primero, vertical u horizontal, y luego, en la otra dirección.

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Herramientas

Dentro de este grupo tenemos tres opciones:

  • Resumir con tabla dinámica. Permite crear un informe de tabla dinámica a partir de una tabla que hayamos generado, de un rango o desde datos externos a Excel. Luego de seleccionar una de estas opciones, debemos indicar la ubicación
  • Quitar duplicados. Al pulsar esta opción, se abre un cuadro de diálogo donde tenemos que seleccionar las columnas en las cuales queremos buscar los valores duplicados. Excel quita de la tabla las filas completas que contengan valores repetidos
  • Convertir en rango. Transforma una tabla en un conjunto de datos. Antes de hacerlo nos preguntará, mediante una advertencia, si deseamos volver a un rango normal. Aunque se elimina la estructura de tabla, el conjunto de datos conserva los colores de relleno. También podemos realizar esta tarea haciendo un clic derecho sobre la tabla y seleccionando Tabla/Convertir en rango.

Datos externos de tabla

Dentro de este grupo la única función activa es Exportar, con la cual podemos trasladar nuestra tabla a una página web, por ejemplo. Las demás opciones –Actualizar, Propiedades del rango de datos, Abrir en el explorador y Desvincular– se utilizan únicamente cuando el contenido de la tabla proviene de una fuente externa.

Opciones de estilo de tablas

Estas opciones se dividen en dos grupos: las que modifican el formato de las filas y las que cambian el formato de las columnas de la tabla.

  • Fila de encabezado y Filas con bandas se encuentran seleccionadas de forma predeterminada por Excel. Si activamos Fila de totales, aparece una fila al final de la tabla que nos permite obtener la suma, el promedio o el valor máximo, entre otras funciones, de las columnas que poseen tanto valores numéricos como no numéricos
  • Primera columna y Última columna aplican un color de relleno más oscuro que el resto de las columnas a las columnas inicial y final, respectivamente
  • Columnas con bandas: aplica un color de relleno más oscuro a las columnas de la tabla de manera intercalada.

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Estilos de tablas

En el lado derecho de este grupo encontramos dos flechas de navegación –hacia arriba y hacia abajo– destinadas a recorrer las distintas opciones de tablas que podemos seleccionar. (Además de una tercera flecha que despliega la galería con todos los estilos.

Si pasamos el mouse por encima de cada uno, obtendremos una vista previa de cómo quedará la tabla con la combinación de colores elegida. Desde Nuevo estilo de tabla podemos crear un nuevo estilo modificando el formato de los diferentes elementos que la componen, pero no es posible cambiar ni el tipo ni el tamaño de la fuente.

Ordenar y filtrar tablas

Las herramientas para filtrar y ordenar datos vienen incorporadas en las opciones de las tablas, dentro de los encabezados de columna, y permiten resumir los datos de manera simple y rápida.

La aplicación de filtros o autofiltros dentro de una hoja de cálculo es de gran utilidad para resumir o destacar información cuando trabajamos con planillas que contienen numerosos registros. Su ventaja es que, como ya vienen incorporados en las tablas, permiten reducir los pasos necesarios para su aplicación.

Sabemos que, al insertar una tabla, en el encabezado de cada uno de los campos aparece una flecha desplegable con varias opciones que nos permiten trabajar con los datos.

Ordenar una tabla

En el menú desplegable vemos tres opciones para ordenar la información que varían según el tipo de datos que contengan las columnas. Para ordenar los datos de tipo texto, las opciones son Ordenar de A a Z, Ordenar de Z a A y Ordenar por color. En caso que una columna contenga valores numéricos, las dos primeras opciones cambian por Ordenar de mayor a menor y Ordenar de menor a mayor. Si tenemos fechas, las opciones son Ordenar de más antiguos a más recientes y Ordenar de más recientes a más antiguos.

Al ordenar una columna por cualquiera de los criterios disponibles, los datos de las demás columnas también lo harán. No es posible ordenarlos registros por más de una columna. Por ejemplo, si ordenamos una tabla por la columna A y luego por la B, el orden de la A que hayamos aplicado se perderá.

Filtrar una tabla

En el grupo de los filtros, las opciones dependen del contenido de las columnas, es decir, de los datos específicos ingresados en ellas, y del tipo de datos: fechas, texto o números. Entonces, por ejemplo, si tenemos una tabla que contiene una columna con ciudades, podemos filtrarla por determinadas ciudades (Montevideo y La Paz) o utilizar los Filtros de texto.

Estos poseen opciones predeterminadas que permiten obtener los datos que sean iguales o distintos de determinada palabra, que comienzan o terminan con ciertas letras y que contienen o no los caracteres especificados por nosotros.

En el caso de las fechas, podemos resumir los datos por años, meses y años o días elegidos por nosotros, o utilizar la opción Filtros por fecha. Este filtro toma como referencia la fecha que le indiquemos y resume los datos contemporáneos, pasados o futuros en días, meses y años.

Acerca de los valores numéricos

De manera similar filtramos los valores numéricos: podemos seleccionar un valor concreto o aplicar los Filtros de números para resumir los datos iguales, mayores o menores que determinado número y superiores o inferiores al promedio, entre otras opciones.

En los tres casos, además, encontramos la opción Filtro personalizado. Al pulsar en ella o en alguna de las predefinidas, aparece un cuadro de diálogo que nos permite establecer un filtro compuesto por dos condiciones simultáneas o alternativas (Y u O). Por ejemplo: filtrar los números mayores que 3000 y menores que 12000.

Dentro de este cuadro también es posible utilizar los caracteres comodín: el signo de interrogación (?) reemplaza un único carácter, en tanto que el asterisco (*) sustituye una cantidad de caracteres indeterminada. Si utilizamos colores de relleno o de fuente en la tabla, podemos aplicar la opción Filtrar por color. En el menú seleccionamos el color o indicamos Sin relleno para la celda o Automático para la fuente.

Buscar datos

La herramienta Buscar, presente en el menú desplegable a continuación del grupo de opciones de filtrado, permite buscar un dato concreto. A medida que vamos escribiendo una palabra en la barra de búsqueda, los datos que no coinciden con ella van desapareciendo del panel de selección ubicado debajo. En el panel de selección figuran todos los valores existentes dentro de la columna, así como también las celdas vacías y aquellas que contengan errores (N#A!, #REF!, etc.).

Formato de tablas

En el Capítulo 4 analizamos las distintas opciones de formato que podemos aplicarles a las celdas y a los datos que estas contienen. Ahora conoceremos una práctica herramienta que, en un solo paso, nos permitirá darle a un rango de celdas un aspecto de tabla profesional, con bordes, colores de relleno y formatos de fuente y números.

Aplicar formato

Para aplicar formato de tabla, seleccionamos un rango de celdas y, en el grupo Estilos de la ficha Inicio, pulsamos Dar formato como tabla. Se abrirá un menú con los estilos predefinidos. Elegimos uno y hacemos un clic sobre él.

A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo que mostrará el rango que habíamos seleccionado, en el cual deberemos indicar si la tabla tiene encabezados. Luego, pulsamos Aceptar. Veremos que Excel, además de asignar un formato, añade a nuestras celdas propiedades de tabla.

Entonces, desde las flechas que aparecen en cada uno de los encabezados, como vimos anteriormente, podemos ordenar los datos y filtrarlos según diferentes criterios. Si no queremos que el rango se transforme en una tabla, debemos presionar el botón derecho del mouse sobre alguna de las celdas y seleccionar del menú la opción Tabla y, luego, Convertir en rango.

Crear y eliminar un nuevo estilo de tablas

Para crear un nuevo estilo de tablas, vamos a Dar formato como tabla y hacemos un clic en Nuevo estilo de tabla… Se abrirá el cuadro Nuevo estilo rápido de tabla, donde debemos ingresar un nombre para el nuevo estilo. Seleccionamos Elemento de tabla, presionamos el botón Formato para realizar las modificaciones que deseamos y, luego, Aceptar.

Repetimos el mismo proceso con cada uno de los elementos de la tabla que queremos modificar y, al finalizar, pulsamos Aceptar. El nuevo estilo de tabla pasará a integrar la galería de estilos y se ubicará dentro del sector Personalizada. Para eliminar un estilo creado, con el botón derecho del mouse hacemos clic sobre el y luego pulsamos Eliminar.

Duplicar estilo

Si queremos crear un estilo basándonos en uno existente, pulsamos Dar formato como tabla, elegimos el estilo, hacemos un clic con el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción Duplicar. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla, donde indicaremos un nombre y realizaremos las modificaciones deseadas.

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