Trabajar con archivos. Excel presenta excelentes posibilidades de manipulación de archivos que brindan mayor funcionalidad a la hora de abrir y guardar un documento. Recordemos que los archivos en Excel reciben el nombre de libros.

Un libro se genera de manera automática cada vez que abrimos el programa y hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco cuando creamos un archivo desde el menú Archivo/Nuevo/Libro en blanco.

En ambos casos se incluye de manera predeterminada una sola hoja de cálculo, la Hoja1. Esta es una opción que viene predefinida en el programa, pero podemos configurarla según nuestros requerimientos.

Para hacerlo, vamos a Archivo/Opciones/General y en la sección Al crear nuevos libros/Incluir este número de hojas indicamos la cantidad. Luego, presionamos Aceptar. Así, cada vez que generemos un nuevo libro, este tendrá el número de hojas que hayamos especificado.

Trabajar con archivos: Guardado de libros

Como vimos anteriormente, para administrar nuestros libros (guardar, abrir o cerrar) disponemos de la ficha Archivo. Si hacemos un clic sobre esta. Después, presionamos Guardar; posteriormente se mostrarán, en el panel derecho, las opciones que permiten almacenar el archivo que hayamos creado.

También es posible utilizar la combinación de teclas CTRL + G al trabajar con archivos. Una vez realizada cualquiera de estas dos instrucciones, como es la primera vez que guardamos el archivo, se activa la opción Guardar como. Esto para seleccionar la carpeta donde queremos almacenarlo.

Para ello debemos indicar si deseamos guardarlo en SkyDrive o en el Equipo. Al hacer clic sobre Equipo, en el panel derecho, se muestran las últimas carpetas en las cuales guardamos archivos. Si ninguna de las listadas es la que necesitamos, pulsamos el botón Examinar.Se abrirá el cuadro Guardar como para buscar la carpeta que queremos y para ingresar el nombre que deseamos asignarle al libro en la opción Nombre de archivo. Para finalizar, pulsamos Guardar. Por defecto, los archivos se guardan en la biblioteca Documentos, pero podemos elegir otra ubicación.

Guardar los cambios

Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante, cuando hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con presionar CTRL + G o ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel izquierdo, la opción Guardar. También podemos usar el comando de la Barra de herramientas de acceso rápido, si se encuentra aquí.

Guardar como

Si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, debemos presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo donde podremos seleccionar otra carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el archivo.

Compatibilidad con versiones anteriores

La extensión para reconocer los archivos de Microsoft Excel desde la versión 2007 hasta la 2013 es “.XLSX”, y la extensión de los archivos de Microsoft Excel 2003 y de las versiones anteriores es “.XLS”. Un archivo de la versión 2003 puede abrirse y modificarse con la versión 2007-2013, pero un archivo creado con la versión 2007-2013 no podrá abrirse directamente con una versión anterior (necesitaremos un convertidor de archivos).

Al trabajar con archivos, para crear unos que sean compatibles con la versión 2003 debemos ingresar en la ficha Archivo y presionar en el panel izquierdo la opción Guardar como. Luego, en el cuadro de diálogo que se abre, desplegar la lista Tipo y seleccionar la opción Libro de Excel 97-2003. De esta manera tendremos un libro creado en Microsoft Excel 2013 que se podrá abrir con la versión 2003.

Sin embargo, en estos casos se pueden presentar problemas de incompatibilidad que deberemos resolver. También puede ocurrir que, una vez guardados en una versión anterior, aparezcan cambios en los archivos debido a que la nueva versión contiene elementos no soportados por las anteriores.

Es por esto que debemos tener cuidado al crear los archivos con un tipo reciente y luego guardarlos en una versión anterior. De lo contrario, quienes abran el libro obtendrán una versión que difiere del original.

Cerrar archivos

Para cerrar un archivo sin salir de Excel nos dirigimos a la ficha Archivo y pulsamos la opción Cerrar. Otra manera posible de hacerlo es presionar ALT + F4. En cualquiera de las dos opciones, si hemos realizado modificaciones en el archivo sin haberlas guardado, se nos preguntará si deseamos conservar los cambios antes de salir.

Deberemos elegir entre Guardar, No guardar o Cancelar. Es importante que nos acostumbremos a guardar los archivos cuando los creamos y cada vez que realizamos cambios en ellos. Podemos hacerlo de manera muy simple, presionando la combinación de teclas CTRL + G. Así, evitaremos perder nuestro trabajo si se cierra el archivo de forma involuntaria.

Abrir archivos

Para abrir un libro debemos ir al menú Archivo/Abrir. Se mostrará la lista de archivos recientes para que podamos abrirlos mediante un solo clic. Si el libro que buscamos no se encuentra ahí, debemos pulsar la opción Equipo y luego Examinar para acceder a la carpeta deseada. Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva a la biblioteca Documentos.

Buscamos el archivo en la carpeta correspondiente, lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También podemos utilizar la combinación de teclas CTRL + A. Otra posibilidad es abrir un archivo con el que hemos estado trabajando mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que despliega una lista de los últimos libros utilizados y los lugares donde están almacenados.

Tipos de archivos

Excel 2013 incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso compartido de documentos entre diferentes versiones de Office. La extensión del archivo nos brinda información sobre un conjunto de características que definen el tipo de archivo: indica el formato, la clase de datos que contiene y el programa que requiere la computadora para visualizarlo o editarlo. Cuando terminamos de trabajar en un libro de Excel, probablemente queramos guardarlo para recuperarlo más adelante.

Al igual que la versión 2007 y 2010, los archivos creados en Excel 2013 se guardan en formato Office Open XML. Dicha versión asigna por defecto a sus archivos la extensión “.XLSX”, este es un formato de archivo seguro, que no admite la grabación de macros ni controles ActiveX. Si queremos guardar un archivo que contiene macros debemos utilizar el formato “.XLSM”.

Detalle a resaltar

El problema con este tipo de archivos es que pueden contener virus, por lo que no son seguros. Los libros que guardamos con la extensión “.XLSX” no son compatibles con versiones anteriores de Excel 2007-2013. Sin embargo, como dijimos antes, podemos guardarlos en formato para versiones previas con la extensión “.XLS” para Excel 97-2003.

Tengamos en cuenta que al guardar el archivo con este formato se perderán las características especiales de Excel 2013 que no aparecen en las versiones anteriores. Excel 2013 también ofrece la opción de guardar en el formato .PDF (Portable Document Format) o “.XPS” (Open XML Paper Specification).

En el momento de trabajar con archivos, esta alternativa puede ser de gran utilidad. Sobre todo cuando, por ejemplo, deseamos enviar o compartir archivos y queremos conservar su formato original y evitar que los datos sean alterados. Para esto, nos dirigimos al menú Archivo/Exportar/Crear documento PDF/XPS y en el cuadro de diálogo que se abre indicamos el nombre de archivo y la ubicación.