Trabajar con datos en Excel. Dentro de las planillas de cálculo, ingresaremos los datos que serán utilizados en diversas operaciones para la obtención de resultados. Para ello, resulta fundamental conocer cuáles son los tipos de datos que Excel reconoce y cómo actúa frente a ellos. Luego, aprenderemos a realizar otra tarea indispensable para el manejo de información: seleccionar celdas y rangos.
Tipos de datos
Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas, texto, entre otros. Ahora bien, al ingresarlos en las celdas, estos son detectados de manera automática. El programa no siempre interpreta de modo correcto lo que deseamos. Es por eso que es necesario saber cómo lograr que cada dato se corresponda con su tipo específico. En esta sección, centraremos nuestra atención en identificar tres tipos de datos principales: números, texto y fechas.
Número
El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:
- Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles (.). La función de estos últimos elementos podrán variar según la configuración regional del sistema operativo de la computadora en la que estemos trabajando
- Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico
- El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de miles
- Podemos agregar un signo monetario, como $ o €, al asignar un formato de celda monetario
- El uso de los símbolos + (más), – (menos),* (multiplicar) y / (dividir), junto con los números, será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más) adelante. Por ejemplo: =100*3,5.
- Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo, Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido de del signo %. Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le aplicamos el singo % desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.
Trabajar con datos en Excel: Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular información y describir características, entre otras posibilidades.
Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera automática este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la izquierda, al igual que si ingresamos una combinación de números y letras más símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (–).
El programa interpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter comilla simple (‘).
Fecha y hora
Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejempl0, si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013.
El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional establecida en el sistema operativo. La configuración regional por defecto, en la mayoría de los países de habla hispana, es dd/mm/aaaa (día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año).
Además, una fecha como 15/2/2013 tendrá formato de Fecha corta, mientras que viernes, 15 de febrero de 2013 tendrá formato de Fecha larga. Ahora, si queremos ingresar un dato en formato de hora, lo hacemos escribiendo dos números (hora y minutos) separados por dos puntos (:). Así se interpretará el formato de hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si ingresamos tres números separados con dos puntos (:) se toman como hh:mm:ss (hora:minuto:segundo).
Configuración regional
La configuración regional del sistema operativo determina la manera en que Excel y los demás programas interpretan los números, las fechas y la distribución del teclado. Para modificarla, debemos presionar el botón Iniciar, ingresar en el Panel de control y acceder a la categoría Reloj, idioma y región. Dentro de la categoría Configuración regional e idiomas podemos modificar la configuración en general. Es posible elegir los separadores de decimales y de miles (“,” o “.”), el símbolo de la moneda y el formato de fecha y hora, entre otras opciones.
En los países de habla hispana, las principales opciones predeterminadas suelen ser:
- Fecha corta: dd/mm/aaaa
- Símbolo decimal: , (coma)
- Separador de miles: . (punto).
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