Microsoft Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros. Esta ofrece una amplia gama de funciones financieras prediseñadas para crearte tu propia “caja de ahorros en casa”.
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel.
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este apartado veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
Controlar errores en funciones financieras
Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?.
Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón “Comprobación de errores…” dentro del grupo Auditoría de fórmulas.
Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú. En este apartado vamos a ver la primera opción: “Comprobación de errores…”. Esta realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.
Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores tal y como el que vemos en la imagen. Este nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una corrección.
Sobre la descripción de error
La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro (si es que hay más de uno). Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está.
El botón “Mostrar pasos de cálculo…” nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los parámetros de la fórmula.Otras herramientas de Auditoría de fórmulas En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.
- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula
- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula
También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú “Comprobación de errores…” - Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes
- Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados
- La ventana Inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.
Ya hemos visto en las funciones financieras el cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas.
Enlazar hojas de trabajo
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:
- El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas
- El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o si se puede hacer todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica. Dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas, de si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.
